Giới thiệu
Nội quy lao động là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp thiết lập trật tự tại nơi làm việc, quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn lao động, hành vi vi phạm kỷ luật và trách nhiệm của người lao động. Tuy nhiên, khi xây dựng hoặc sửa đổi nội quy lao động, doanh nghiệp không chỉ cần chú ý đến nội dung mà còn phải tuân thủ đúng trình tự ban hành theo quy định pháp luật.
Một vấn đề thường gặp là doanh nghiệp cho rằng chỉ cần gửi dự thảo nội quy lao động để Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở góp ý là đã hoàn thành thủ tục. Vậy ban hành nội quy lao động có bắt buộc tổ chức đối thoại tại nơi làm việc không? Nếu chỉ lấy ý kiến công đoàn mà không tổ chức đối thoại thì có phát sinh rủi ro pháp lý hay không?
Theo các quy định được đề cập tại Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải tổ chức đối thoại khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động theo trình tự tương ứng. Nghĩa vụ này cần được phân biệt với việc tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Bài viết dưới đây của Luật Thiên Thủy sẽ phân tích các quy định liên quan, trình tự thực hiện và những lưu ý giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi ban hành nội quy lao động tại TP.HCM.
1. Ban hành nội quy lao động có bắt buộc tổ chức đối thoại không?
Có. Việc ban hành nội quy lao động thuộc trường hợp người sử dụng lao động phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc.
Căn cứ khoản 2 Điều 63 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc trong các trường hợp:
Trong đó, Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định về nội quy lao động. Việc điều luật này được viện dẫn tại điểm c khoản 2 Điều 63 cho thấy ban hành nội quy lao động là một trong những trường hợp phải tổ chức đối thoại, chứ không đơn thuần là hoạt động doanh nghiệp có thể tự quyết định thực hiện hoặc không.
Đối thoại tại nơi làm việc được hiểu là hoạt động chia sẻ thông tin, tham khảo, thảo luận và trao đổi ý kiến giữa người sử dụng lao động với người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động về những vấn đề liên quan đến quyền, lợi ích và mối quan tâm của các bên.
Đối với việc ban hành nội quy lao động, đối thoại tạo cơ hội để phía người lao động đưa ra ý kiến về những quy định có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của mình. Đồng thời, doanh nghiệp có cơ sở xem xét, hoàn thiện dự thảo trước khi ban hành.
Đối thoại khi ban hành nội quy lao động có giống đối thoại định kỳ không?
Không nên đồng nhất hai trường hợp này.
Đối thoại định kỳ được tổ chức ít nhất mỗi năm một lần theo quy định. Trong khi đó, đối thoại khi ban hành nội quy lao động gắn với một vụ việc cụ thể, được quy định tại điểm c khoản 2 Điều 63 Bộ luật Lao động 2019.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc nhiên cho rằng đã tổ chức đối thoại định kỳ trong năm thì không cần thực hiện thủ tục đối thoại khi ban hành nội quy lao động. Việc tổ chức đối thoại phải đáp ứng đúng mục đích, nội dung và trình tự tương ứng với vụ việc cần trao đổi.
2. Quy định về trình tự đối thoại khi ban hành nội quy lao động
Khoản 1 Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định trình tự đối thoại đối với những vụ việc người sử dụng lao động phải tham khảo, trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, trong đó có việc ban hành nội quy lao động theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019.
Theo quy định này, trình tự thực hiện gồm các bước chính sau.
Bước 1: Gửi dự thảo và nội dung cần lấy ý kiến
Người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi văn bản kèm theo nội dung cần tham khảo, trao đổi ý kiến đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động.
Đối với việc xây dựng nội quy lao động, doanh nghiệp nên chuẩn bị dự thảo tương đối hoàn chỉnh, thể hiện rõ các nội dung dự kiến áp dụng, bao gồm thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, an toàn lao động, hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý tương ứng theo quy định pháp luật.
Việc gửi dự thảo bằng văn bản giúp doanh nghiệp xác định rõ nội dung đã chuyển cho phía người lao động, thời điểm gửi và phạm vi lấy ý kiến.
Bước 2: Tổ chức lấy ý kiến người lao động và tổng hợp bằng văn bản
Các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến người lao động do mình đại diện, sau đó tổng hợp thành văn bản của từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở hoặc nhóm đại diện đối thoại của người lao động để gửi cho người sử dụng lao động.
Nếu nội dung đối thoại liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ thì cần bảo đảm lấy ý kiến của người lao động nữ.
Đây là bước quan trọng nhằm bảo đảm ý kiến của người lao động được tập hợp và chuyển đến doanh nghiệp trước khi tiến hành đối thoại. Doanh nghiệp cần lưu giữ các văn bản góp ý nhận được để phục vụ việc hoàn thiện nội quy và chứng minh quá trình thực hiện thủ tục.
Bước 3: Tổ chức đối thoại về dự thảo nội quy lao động
Căn cứ ý kiến của các tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại của người lao động, người sử dụng lao động tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi ý kiến, tham vấn và chia sẻ thông tin về những nội dung đã đưa ra.
Số lượng, thành phần tham gia, thời gian và địa điểm tổ chức đối thoại được hai bên xác định theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.
Doanh nghiệp cần bảo đảm cuộc đối thoại thực sự hướng đến việc trao đổi về dự thảo nội quy lao động, thay vì chỉ tổ chức một cuộc họp mang tính hình thức để hoàn thiện hồ sơ.
Bước 4: Lập biên bản đối thoại
Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của đại diện các bên tham gia theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Biên bản nên thể hiện tối thiểu các thông tin cần thiết để xác định cuộc đối thoại đã diễn ra, chẳng hạn như thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, các nội dung được thảo luận và ý kiến của các bên.
Đây là tài liệu quan trọng để doanh nghiệp chứng minh đã thực hiện thủ tục đối thoại khi ban hành nội quy lao động.
Bước 5: Công bố công khai nội dung chính của cuộc đối thoại
Theo điểm e khoản 1 Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, người sử dụng lao động có trách nhiệm công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của cuộc đối thoại.
Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động, nếu có, có trách nhiệm phổ biến những nội dung chính của cuộc đối thoại đến người lao động là thành viên.
Doanh nghiệp nên lưu lại tài liệu thể hiện việc công bố, phổ biến nội dung đối thoại để bảo đảm hồ sơ được đầy đủ và có thể đối chiếu khi cần thiết.
3. Chỉ lấy ý kiến Công đoàn cơ sở mà không tổ chức đối thoại có được không?
Chỉ lấy ý kiến Công đoàn cơ sở mà không thực hiện thủ tục đối thoại theo quy định có thể khiến doanh nghiệp chưa hoàn thành đầy đủ trình tự ban hành nội quy lao động.
Khoản 3 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Trong khi đó, khoản 3 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định việc tham khảo ý kiến này được thực hiện theo khoản 1 Điều 41 của Nghị định.
Như vậy, doanh nghiệp cần phân biệt hai yêu cầu có liên quan nhưng không đồng nhất.
Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở
Đây là nghĩa vụ được quy định tại khoản 3 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019. Đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức này trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động.
Ý kiến góp ý cần được tổng hợp và lưu lại bằng văn bản theo trình tự tương ứng.
Tổ chức đối thoại tại nơi làm việc
Đây là nghĩa vụ được quy định tại khoản 2 Điều 63 Bộ luật Lao động 2019 và được hướng dẫn cụ thể tại khoản 1 Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Sau khi có ý kiến từ phía người lao động, các bên cần tiến hành đối thoại để thảo luận, trao đổi về nội dung dự thảo. Cuộc đối thoại phải được lập biên bản và nội dung chính phải được công bố công khai theo thời hạn quy định.
Do đó, việc gửi dự thảo cho Công đoàn cơ sở và nhận văn bản góp ý không đương nhiên thay thế được thủ tục tổ chức đối thoại.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp tổ chức một cuộc họp đối thoại nhưng không thực hiện nghĩa vụ tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở theo quy định, doanh nghiệp cũng cần rà soát lại tính đầy đủ của hồ sơ.
Lưu ý: Quy định về tham khảo ý kiến tại khoản 3 Điều 118 được đặt ra đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Khi doanh nghiệp không có tổ chức này, cần xem xét cụ thể quy định về thành phần đại diện và trình tự đối thoại áp dụng tại nơi làm việc; không nên mặc nhiên kết luận rằng doanh nghiệp được miễn toàn bộ nghĩa vụ đối thoại.
4. Quy trình ban hành nội quy lao động đúng quy định pháp luật
Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình ban hành nội quy lao động theo từng giai đoạn, từ chuẩn bị dự thảo đến đăng ký và phổ biến nội quy.
Giai đoạn chuẩn bị dự thảo
Doanh nghiệp rà soát các quy định pháp luật hiện hành và đặc điểm hoạt động thực tế để xây dựng nội quy lao động. Nội dung cần phù hợp với Bộ luật Lao động 2019, các văn bản hướng dẫn và quy định chuyên ngành có liên quan.
Đặc biệt, các hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý cần được xây dựng rõ ràng, phù hợp pháp luật, tránh quy định chung chung hoặc đưa vào nội quy những hình thức xử lý không được pháp luật cho phép.
Giai đoạn lấy ý kiến và tổ chức đối thoại
Doanh nghiệp gửi dự thảo cùng nội dung cần trao đổi cho các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động. Phía người lao động tổ chức lấy ý kiến, tổng hợp bằng văn bản và gửi lại doanh nghiệp.
Trên cơ sở các ý kiến nhận được, doanh nghiệp tổ chức đối thoại, lập biên bản và công bố công khai nội dung chính trong thời hạn luật định.
Giai đoạn hoàn thiện và ban hành
Sau khi hoàn tất việc lấy ý kiến và đối thoại, doanh nghiệp xem xét, tiếp thu các ý kiến phù hợp để hoàn thiện dự thảo và ban hành nội quy lao động.
Pháp luật yêu cầu thực hiện thủ tục đối thoại nhưng không đồng nghĩa doanh nghiệp bắt buộc phải đạt được sự đồng thuận tuyệt đối với phía người lao động. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự, ghi nhận đầy đủ ý kiến và bảo đảm nội dung cuối cùng không trái pháp luật.
Giai đoạn đăng ký và phổ biến nội quy lao động
Theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động. Hồ sơ đăng ký được gửi đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định.
Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động. Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, trong đó có văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức này.
Theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký.
Sau khi hoàn thành thủ tục, doanh nghiệp cần thực hiện việc thông báo, phổ biến nội quy đến người lao động và niêm yết các nội dung chính tại những nơi cần thiết theo quy định.
Luật Thiên Thủy hỗ trợ xây dựng và đăng ký nội quy lao động tại TP.HCM
Việc xây dựng nội quy lao động không chỉ là soạn thảo một văn bản quản lý nội bộ. Doanh nghiệp còn cần rà soát tính hợp pháp của từng điều khoản, thực hiện đúng trình tự tham khảo ý kiến, tổ chức đối thoại và hoàn thiện hồ sơ đăng ký theo quy định.
Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp tại TP.HCM trong quá trình xây dựng, rà soát và đăng ký nội quy lao động, với các công việc có thể bao gồm:
Doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng mới, rà soát hoặc đăng ký nội quy lao động tại TP.HCM có thể liên hệ Luật Thiên Thủy để được tư vấn theo tình hình thực tế và quy định pháp luật hiện hành.
Kết luận
Ban hành nội quy lao động có bắt buộc tổ chức đối thoại tại nơi làm việc không? Câu trả lời là có. Khoản 2 Điều 63 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 1 Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP đặt ra yêu cầu tổ chức đối thoại khi ban hành nội quy lao động; đồng thời, khoản 3 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định nghĩa vụ tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức này.
Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước theo quy định, bao gồm gửi dự thảo, lấy và tổng hợp ý kiến, tổ chức đối thoại, lập biên bản, công bố nội dung chính, hoàn thiện nội quy và đăng ký nếu thuộc diện bắt buộc. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ không chỉ giúp quy trình quản trị nhân sự rõ ràng hơn mà còn hỗ trợ doanh nghiệp chứng minh việc tuân thủ khi phát sinh tranh chấp.
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ xây dựng, rà soát hoặc đăng ký nội quy lao động tại TP.HCM, Luật Thiên Thủy có thể đồng hành trong việc kiểm tra nội dung, hướng dẫn trình tự và hoàn thiện hồ sơ theo quy định pháp luật hiện hành.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
