Nội quy lao động là một trong những văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp thiết lập quy tắc làm việc, duy trì trật tự tại nơi làm việc và làm căn cứ xử lý các hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, pháp luật không chỉ yêu cầu phải có nội quy lao động bằng văn bản mà còn phải thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định.
Đáng chú ý, từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực và quy định mức xử phạt mới đối với hành vi không đăng ký nội quy lao động.
Vậy doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động từ ngày 10/9/2026 bị phạt bao nhiêu? Doanh nghiệp nào bắt buộc phải đăng ký? Hồ sơ có thể nộp bằng những hình thức nào và nội quy lao động phải có những nội dung gì?
1. Mức phạt doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động từ ngày 10/9/2026
Theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với một trong các hành vi vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, trong đó có hành vi:
Tuy nhiên, cần lưu ý về mức phạt áp dụng đối với doanh nghiệp là tổ chức. Theo quy định về mức phạt tiền đối với tổ chức và cá nhân, mức phạt đối với tổ chức được áp dụng ở mức cao hơn mức phạt đối với cá nhân.
Theo nội dung nguồn được nêu, đối với hành vi không đăng ký nội quy lao động, doanh nghiệp là tổ chức có thể bị phạt từ:
10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Đối với cá nhân, mức phạt bằng 1/2 mức phạt đối với tổ chức.
Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/9/2026. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý việc rà soát tình trạng ban hành và đăng ký nội quy lao động kể từ thời điểm này.
2. Doanh nghiệp nào bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động?
Không phải mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động.
Theo quy định được nêu trong nguồn, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên thuộc trường hợp phải có nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện đăng ký theo quy định.
Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần phân biệt hai nghĩa vụ:
Thứ nhất, nghĩa vụ xây dựng nội quy lao động.
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải xây dựng nội quy lao động bằng văn bản.
Thứ hai, nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động.
Sau khi ban hành, doanh nghiệp thuộc trường hợp phải đăng ký cần thực hiện thủ tục đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
Do đó, việc doanh nghiệp đã xây dựng nội quy lao động nhưng chưa thực hiện thủ tục đăng ký không đồng nghĩa với việc đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ pháp lý.
Đây cũng là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi rà soát hồ sơ lao động nội bộ.
3. Doanh nghiệp có thể đăng ký nội quy lao động bằng hình thức nào?
Theo thủ tục hành chính được công bố tại Quyết định 628/QĐ-BNV năm 2025, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Nộp hồ sơ trực tuyến
Doanh nghiệp có thể thực hiện nộp hồ sơ thông qua Cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Trường hợp cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp xã thực hiện thì hồ sơ có thể được tiếp nhận tại cơ quan được ủy quyền.
Nộp hồ sơ trực tiếp
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp xã nếu thuộc trường hợp được ủy quyền.
Nộp hồ sơ qua đường bưu điện
Ngoài hình thức trực tuyến và trực tiếp, doanh nghiệp có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ theo quy định.
Như vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức phù hợp với điều kiện thực tế thay vì chỉ thực hiện theo một hình thức duy nhất.
4. Nội quy lao động phải có những nội dung gì?
Việc đăng ký nội quy lao động không chỉ đơn thuần là hoàn thành một thủ tục hành chính. Doanh nghiệp cần xây dựng nội quy với các nội dung phù hợp với đặc điểm hoạt động và bảo đảm các nội dung bắt buộc theo pháp luật lao động.
Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động phải có các nhóm nội dung cơ bản sau:
4.1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
Nội quy cần quy định các vấn đề liên quan đến thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi và các yêu cầu về việc tuân thủ thời giờ làm việc tại doanh nghiệp.
Đây là cơ sở để người lao động biết rõ thời gian làm việc và doanh nghiệp có căn cứ quản lý việc chấp hành thời gian làm việc.
4.2. Trật tự tại nơi làm việc
Nội quy cần quy định các yêu cầu về trật tự, tác phong và việc tuân thủ quy định tại nơi làm việc.
Tùy đặc điểm của doanh nghiệp, nội dung này có thể được xây dựng phù hợp với môi trường làm việc thực tế.
4.3. An toàn, vệ sinh lao động
Nội quy phải có các quy định liên quan đến an toàn, vệ sinh lao động và trách nhiệm của người lao động trong việc tuân thủ các yêu cầu về an toàn tại nơi làm việc.
4.4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc
Nội quy phải có nội dung về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, đồng thời quy định trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
Đây là nội dung doanh nghiệp không nên bỏ qua khi xây dựng hoặc rà soát nội quy lao động.
4.5. Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và sở hữu trí tuệ
Nội quy cần quy định việc bảo vệ tài sản của người sử dụng lao động cũng như các thông tin, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và quyền sở hữu trí tuệ.
Đối với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực có nhiều dữ liệu, công nghệ hoặc thông tin kinh doanh quan trọng, nhóm nội dung này đặc biệt cần được xây dựng cụ thể.
4.6. Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác
Nội quy phải quy định các trường hợp người sử dụng lao động được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định pháp luật.
4.7. Hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý
Nội quy cần xác định các hành vi được xem là vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý tương ứng theo quy định.
Đây là một trong những nội dung quan trọng bởi nội quy lao động có thể được sử dụng làm căn cứ trong quá trình xử lý kỷ luật người lao động khi phát sinh vi phạm.
4.8. Trách nhiệm vật chất
Nội quy cần quy định về trách nhiệm vật chất của người lao động trong những trường hợp thuộc phạm vi điều chỉnh.
4.9. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động
Nội quy phải xác định người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động trong doanh nghiệp.
Việc quy định rõ thẩm quyền giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi thực hiện các thủ tục xử lý vi phạm của người lao động.
Kết luận
Từ ngày 10/9/2026, quy định xử phạt mới theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi rà soát hồ sơ lao động.
Đối với doanh nghiệp thuộc trường hợp phải đăng ký nội quy lao động, việc chỉ xây dựng nội quy mà không thực hiện đăng ký theo quy định có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng đối với tổ chức.
Do đó, doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ: nội quy lao động – thủ tục lấy ý kiến – quyết định ban hành – hồ sơ đăng ký – tình trạng hiệu lực để kịp thời bổ sung hoặc điều chỉnh khi cần thiết.
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ soạn thảo, rà soát hoặc đăng ký nội quy lao động, có thể liên hệ Luật Thiên Thủy để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
Email: congtythienthuy2022@gmail.com
