VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN LÀ GÌ? ĐIỀU KIỆN, HỒ SƠ VÀ THỦ TỤC THÀNH LẬP MỚI NHẤT 2026

Trong quá trình mở rộng hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tiếp cận thị trường, phát triển mạng lưới khách hàng và hỗ trợ hoạt động quản lý tại các địa phương khác. Đối với thương nhân nước ngoài, văn phòng đại diện còn là bước đi quan trọng để khảo sát thị trường và xây dựng quan hệ hợp tác trước khi đầu tư trực tiếp vào Việt Nam.

Vậy văn phòng đại diện là gì? Điều kiện, hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng đại diện được thực hiện như thế nào? Hãy cùng Luật Thiên Thủy tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Văn Phòng Đại Diện Là Gì?

Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Khác với chi nhánh, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh và không được trực tiếp thực hiện hoạt động tạo doanh thu.

Doanh nghiệp có thể thành lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại cùng một tỉnh, thành phố hoặc ở nhiều địa phương khác nhau theo quy định của pháp luật.

Chức Năng Của Văn Phòng Đại Diện

Văn phòng đại diện thường thực hiện các nhiệm vụ như:

• Đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp;  
• Tìm kiếm, chăm sóc khách hàng; 
• Nghiên cứu và phát triển thị trường; 
• Hỗ trợ hoạt động xúc tiến thương mại;  
• Kết nối và duy trì quan hệ với đối tác; 
• Thu thập thông tin phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Lưu ý, văn phòng đại diện không được ký kết hợp đồng kinh doanh hoặc trực tiếp thực hiện hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để tạo doanh thu.

2. Điều Kiện Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

2.1. Điều Kiện Đối Với Doanh Nghiệp Việt Nam

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp Việt Nam được thành lập văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hợp pháp; 
• Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện"; 
• Địa điểm đặt văn phòng đại diện phù hợp với quy định pháp luật; 
• Người đứng đầu văn phòng đại diện có đầy đủ năng lực hành vi dân sự; 
• Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp. 

2.2. Điều Kiện Đối Với Thương Nhân Nước Ngoài

Theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Được thành lập và hoạt động hợp pháp theo pháp luật nước sở tại; 
• Đã hoạt động tối thiểu 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký kinh doanh; 
• Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương còn thời hạn ít nhất 01 năm; 
• Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam; 
• Trường hợp hoạt động không thuộc cam kết quốc tế của Việt Nam thì phải được cơ quan quản lý chuyên ngành chấp thuận. 

3. Hồ Sơ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

3.1. Hồ Sơ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Đối Với Doanh Nghiệp Việt Nam

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ gồm:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện;  
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện;  
• Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (đối với loại hình doanh nghiệp yêu cầu); 
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện. 

Tùy từng loại hình doanh nghiệp sẽ có thêm:

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh

• Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên. 

Đối với công ty cổ phần

• Quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị. 

Đối với công ty TNHH một thành viên

• Quyết định của chủ sở hữu công ty. 

3.2. Hồ Sơ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Đối Với Thương Nhân Nước Ngoài

Hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện; 
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương; 
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện; 
• Báo cáo tài chính đã kiểm toán hoặc tài liệu chứng minh tình hình hoạt động của thương nhân trong năm gần nhất;  
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của người đứng đầu văn phòng đại diện; 
• Tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện. 

Lưu Ý Về Hồ Sơ Nước Ngoài

Các tài liệu được cấp ở nước ngoài phải:

• Hợp pháp hóa lãnh sự; 
• Dịch sang tiếng Việt; 
• Công chứng hoặc chứng thực theo quy định.  

4. Điều Kiện Về Trụ Sở Văn Phòng Đại Diện

Địa điểm đặt văn phòng đại diện phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Có địa chỉ rõ ràng, hợp pháp; 
• Không thuộc diện nhà ở không được sử dụng làm địa điểm kinh doanh theo quy định; 
• Đáp ứng các yêu cầu về phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự và quy định chuyên ngành (nếu có). 

Đối với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài:

• Không được cho thuê lại hoặc cho mượn trụ sở; 
• Phải có quyền sử dụng hợp pháp đối với địa điểm đặt văn phòng. 

5. Thủ Tục Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Đối Với Doanh Nghiệp Việt Nam

Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

Bước 2: Nộp Hồ Sơ

Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện.

Bước 3: Xử Lý Hồ Sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Bước 4: Nhận Kết Quả

Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

6. Thủ Tục Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Đối Với Thương Nhân Nước Ngoài

Bước 1: Nộp Hồ Sơ

Thương nhân nước ngoài nộp 01 bộ hồ sơ tại cơ quan cấp phép nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện.

Bước 2: Bổ Sung Hồ Sơ (Nếu Có)

Trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ.

Bước 3: Cấp Giấy Phép

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép xem xét cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Đối với các trường hợp phải xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn.

7. Văn Phòng Đại Diện Có Được Kinh Doanh Không?

Câu trả lời là không.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh. Do đó văn phòng đại diện không được:

• Xuất hóa đơn; 
• Trực tiếp bán hàng; 
• Cung cấp dịch vụ có thu tiền; 
• Thực hiện hoạt động sinh lợi nhuận. 

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu kinh doanh tại địa phương khác, nên cân nhắc thành lập chi nhánh thay vì văn phòng đại diện.

8. Ưu Điểm Của Việc Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Việc thành lập văn phòng đại diện mang lại nhiều lợi ích như:

• Mở rộng mạng lưới hoạt động mà không cần thành lập pháp nhân mới; 
• Chi phí vận hành thấp hơn chi nhánh; 
• Thủ tục thành lập tương đối đơn giản;  
• Hỗ trợ nghiên cứu và phát triển thị trường; 
• Tăng độ nhận diện thương hiệu tại địa phương. 

Đối với thương nhân nước ngoài, văn phòng đại diện còn là giải pháp hiệu quả để tìm hiểu môi trường đầu tư và kết nối đối tác tại Việt Nam trước khi thực hiện dự án đầu tư.

Dịch Vụ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Tại Luật Thiên Thủy

Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp Việt Nam và thương nhân nước ngoài, bao gồm:

• Tư vấn điều kiện thành lập văn phòng đại diện; 
• Tư vấn lựa chọn địa điểm đặt trụ sở; 
• Soạn thảo hồ sơ pháp lý; 
• Đại diện khách hàng làm việc với cơ quan nhà nước; 
• Theo dõi và xử lý hồ sơ đến khi nhận kết quả; 
• Tư vấn các thủ tục pháp lý sau khi thành lập. 

Kết Luận

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp có chức năng đại diện, xúc tiến thương mại và hỗ trợ hoạt động kinh doanh nhưng không được trực tiếp thực hiện hoạt động sinh lợi nhuận. Việc thành lập văn phòng đại diện là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường với chi phí thấp và thủ tục đơn giản hơn so với thành lập chi nhánh hoặc công ty mới.

Doanh nghiệp và thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đáp ứng đúng điều kiện pháp luật để quá trình thành lập văn phòng đại diện diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0911 732 048

Email: congtythienthuy2022@gmail.com