CẬP NHẬT, BỔ SUNG THÔNG TIN TRÊN GIẤY CHỨNG NHẬN ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP CÓ ĐƯỢC CẤP MỚI KHÔNG?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường phát sinh nhu cầu cập nhật hoặc bổ sung một số thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp như số điện thoại, email, website, chức danh của người đại diện theo pháp luật hoặc địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp cập nhật thông tin đều được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) mới.

Vậy trường hợp nào được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới? Khi nào doanh nghiệp chỉ được cập nhật dữ liệu trên Hệ thống đăng ký doanh nghiệp? Có phải nộp lệ phí khi cập nhật thông tin hay không?

Trong bài viết dưới đây, Luật Thiên Thủy sẽ phân tích chi tiết theo quy định mới nhất của Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

1. Cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là gì?

Cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là việc doanh nghiệp thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh để điều chỉnh, hoàn thiện các thông tin đã lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, nhưng không thuộc trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Theo Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được thực hiện thủ tục cập nhật, bổ sung đối với các thông tin như:

• Chức danh của người đại diện theo pháp luật; 
• Thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật; 
• Các thông tin khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không thuộc trường hợp phải đăng ký thay đổi. 

Đây là thủ tục nhằm bảo đảm dữ liệu đăng ký doanh nghiệp luôn chính xác, đầy đủ và thống nhất với hồ sơ thực tế của doanh nghiệp.

2. Cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có được cấp Giấy chứng nhận mới không?

Có.

Theo khoản 1 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu việc cập nhật, bổ sung làm thay đổi thông tin được thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thì Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ cập nhật những thông tin không được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ cập nhật dữ liệu trên Hệ thống đăng ký doanh nghiệp mà không cấp Giấy chứng nhận mới.

Ví dụ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới

Một số trường hợp sau khi cập nhật sẽ được cấp GCNĐKDN mới:

• Cập nhật địa chỉ trụ sở chính do thay đổi địa giới hành chính; 
• Cập nhật thông tin khác được thể hiện trên GCNĐKDN theo quy định. 

Ví dụ không được cấp Giấy chứng nhận mới

Các trường hợp chỉ cập nhật hồ sơ mà không cấp lại GCNĐKDN gồm:

• Thay đổi số điện thoại doanh nghiệp; 
• Bổ sung địa chỉ email; 
• Thay đổi website; 
• Điều chỉnh số fax; 
• Cập nhật chức danh người đại diện theo pháp luật (nếu không làm thay đổi nội dung trên GCNĐKDN). 

3. Hồ sơ cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp

Theo Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp; 
• Giấy tờ chứng minh nội dung cần cập nhật (nếu pháp luật yêu cầu); 
• Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật); 
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền. 

Trong từng trường hợp cụ thể, Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung tài liệu chứng minh để bảo đảm tính chính xác của thông tin cập nhật.

4. Trình tự cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Bước 2. Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính thông qua:

• Nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; 
• Hoặc hình thức khác theo quy định của địa phương. 

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy biên nhận.

Bước 3. Giải quyết hồ sơ

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ:

• Cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; 
• Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nếu thuộc trường hợp phải cấp. 

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

5. Những trường hợp được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp

Khoản 3 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp không phải nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

Cập nhật số điện thoại, email, website

Doanh nghiệp được miễn lệ phí khi cập nhật:

• Số điện thoại; 
• Số fax; 
• Địa chỉ thư điện tử (email); 
• Website doanh nghiệp. 

Đây đều là những thông tin phục vụ việc liên hệ, không làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thay đổi địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính

Khi Nhà nước điều chỉnh địa giới hành chính dẫn đến việc thay đổi:

• Địa chỉ trụ sở chính; 
• Địa chỉ chi nhánh; 
• Văn phòng đại diện; 
• Địa điểm kinh doanh; 

doanh nghiệp được cập nhật thông tin mà không phải nộp lệ phí.

Đây là trường hợp thay đổi khách quan do quyết định của cơ quan nhà nước, không phải do doanh nghiệp chủ động thay đổi địa điểm kinh doanh.

Cập nhật các thông tin khác không làm thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp chỉ cập nhật các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà:

• Không làm thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; 
• Không thuộc trường hợp phải thông báo thay đổi theo Điều 49 đến Điều 54 Nghị định 168/2025/NĐ-CP; 

thì cũng được miễn toàn bộ lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

6. Doanh nghiệp có bắt buộc cập nhật địa chỉ khi thay đổi địa giới hành chính không?

Theo khoản 2 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi địa chỉ doanh nghiệp thay đổi do Nhà nước điều chỉnh địa giới hành chính thì doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện ngay thủ tục thay đổi địa chỉ.

Doanh nghiệp có thể:

• Đề nghị cập nhật khi có nhu cầu; 
• Hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khác. 

Khi đó, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật địa chỉ mới và cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có yêu cầu hoặc thuộc trường hợp phải cấp.

7. Nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được xác định như thế nào?

Theo Điều 6 Nghị định 168/2025/NĐ-CP:

• Nội dung ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được xác lập trên cơ sở thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp; 
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp; 
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không phải là giấy phép kinh doanh. 

Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát thông tin đã đăng ký để bảo đảm tính chính xác, tránh phát sinh khó khăn trong quá trình giao dịch với đối tác, ngân hàng hoặc cơ quan nhà nước.

8. Một số lưu ý khi cập nhật thông tin doanh nghiệp

Để việc cập nhật thông tin diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xác định rõ việc cập nhật có làm thay đổi nội dung GCNĐKDN hay không; 
• Chuẩn bị hồ sơ đúng theo từng trường hợp; 
• Kiểm tra tính thống nhất giữa hồ sơ nội bộ và thông tin đăng ký doanh nghiệp; 
• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ sau khi hoàn tất thủ tục; 
• Thực hiện cập nhật ngay khi phát hiện thông tin không còn chính xác để tránh ảnh hưởng đến hoạt động giao dịch. 

Dịch vụ cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp tại Luật Thiên Thủy 

Việc xác định trường hợp nào phải đăng ký thay đổi, trường hợp nào chỉ cần cập nhật thông tin theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP đôi khi gây nhiều khó khăn cho doanh nghiệp. Nếu thực hiện không đúng, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc mất nhiều thời gian sửa đổi.

Với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn doanh nghiệp, Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ trọn gói:

• Tư vấn trường hợp phải đăng ký thay đổi hoặc chỉ cần cập nhật thông tin; 
• Soạn thảo đầy đủ hồ sơ theo quy định; 
• Đại diện doanh nghiệp nộp và theo dõi hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh; 
• Hỗ trợ nhận kết quả và bàn giao hồ sơ hoàn chỉnh; 
• Tư vấn các thủ tục phát sinh sau khi cập nhật thông tin doanh nghiệp. 

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu cập nhật thông tin hoặc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, hãy liên hệ Luật Thiên Thủy để được đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0911 732 048

Email: congtythienthuy2022@gmail.com