Giới thiệu
Nội quy lao động là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp thiết lập các quy tắc về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, bảo vệ tài sản, kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất của người lao động. Việc xây dựng và áp dụng nội quy lao động đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng khi xử lý vi phạm kỷ luật lao động.
Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp chưa xác định rõ nội quy lao động có thời hạn bao lâu, khi nào hết hiệu lực và có phải đăng ký lại sau một khoảng thời gian nhất định hay không. Việc tiếp tục sử dụng nội quy lao động đã hết hiệu lực hoặc chưa có hiệu lực có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, đặc biệt khi doanh nghiệp áp dụng nội quy làm căn cứ xử lý kỷ luật người lao động.
Theo Bộ luật Lao động 2019, pháp luật quy định thời điểm có hiệu lực của nội quy lao động nhưng không ấn định một thời hạn hiệu lực chung cho tất cả doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét nội dung văn bản đã ban hành, thời điểm có hiệu lực, tình trạng sửa đổi, thay thế và các quy định pháp luật hiện hành để xác định nội quy còn được áp dụng hay không.
1. Nội quy lao động có thời hạn bao lâu theo Bộ luật Lao động 2019?
Pháp luật có quy định thời hạn hiệu lực của nội quy lao động không?
Căn cứ Điều 118 và Điều 121 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động phải được xây dựng, ban hành và thực hiện theo các điều kiện luật định. Tuy nhiên, Bộ luật Lao động 2019 không quy định một thời hạn hiệu lực cố định như 01 năm, 03 năm hoặc 05 năm áp dụng chung cho mọi nội quy lao động.
Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không mặc nhiên phải đăng ký lại nội quy lao động chỉ vì đã sử dụng văn bản trong một khoảng thời gian nhất định.
Để xác định nội quy lao động có còn hiệu lực hay không, doanh nghiệp cần kiểm tra các nội dung sau:
Doanh nghiệp có thể quy định nội quy lao động có hiệu lực vô thời hạn không?
Do Bộ luật Lao động 2019 không ấn định thời hạn hiệu lực tối đa cho nội quy lao động, doanh nghiệp có thể xây dựng nội quy lao động không xác định ngày hết hiệu lực, miễn là đáp ứng đầy đủ các điều kiện về ban hành, đăng ký và thực hiện theo quy định pháp luật.
Ví dụ, doanh nghiệp ban hành nội quy lao động, hoàn thành thủ tục đăng ký và xác định văn bản có hiệu lực từ ngày 01/12/2026 nhưng không quy định ngày hết hiệu lực. Trong trường hợp này, không thể chỉ dựa vào việc nội quy đã được áp dụng nhiều năm để kết luận văn bản tự động hết hiệu lực.
Tuy nhiên, việc không quy định thời hạn kết thúc không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên trạng nội quy lao động trong mọi hoàn cảnh. Khi quy định pháp luật thay đổi hoặc hoạt động của doanh nghiệp có sự điều chỉnh làm ảnh hưởng đến nội dung nội quy, doanh nghiệp cần rà soát và sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên ghi rõ ngày có hiệu lực và cách thức áp dụng nội quy lao động trong văn bản. Nếu doanh nghiệp muốn nội quy có thời hạn cụ thể, cần quy định rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc và chủ động thực hiện thủ tục cần thiết trước khi hết thời hạn.
2. Nội quy lao động có hiệu lực từ khi nào?
Thời điểm có hiệu lực là vấn đề khác với thời hạn hiệu lực của nội quy lao động. Doanh nghiệp cần phân biệt hai nội dung này để tránh áp dụng nội quy khi văn bản chưa có hiệu lực pháp lý.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên
Theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản.
Căn cứ Điều 119 và Điều 121 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động thuộc trường hợp phải đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác liên quan đến việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ do nội dung trái pháp luật.
Như vậy, doanh nghiệp cần lưu ý ba vấn đề:
Ví dụ, doanh nghiệp ký ban hành nội quy lao động ngày 01/11/2026 và cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký vào ngày 05/11/2026. Theo nguyên tắc tại Điều 121 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ. Doanh nghiệp cần căn cứ ngày tiếp nhận thực tế và cách tính thời hạn theo quy định để xác định chính xác ngày có hiệu lực.
Trong thời gian nội quy chưa có hiệu lực, doanh nghiệp không nên sử dụng văn bản đó làm căn cứ xử lý kỷ luật lao động.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động
Theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp lựa chọn ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì thời điểm có hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.
Đồng thời, theo Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động, người sử dụng lao động không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Do đó, doanh nghiệp có dưới 10 người lao động vẫn cần xây dựng cơ chế quản lý lao động phù hợp, thay vì hiểu rằng không phải ban hành nội quy bằng văn bản thì cũng không cần tuân thủ các quy định về kỷ luật lao động.
3. Nội quy lao động hết hiệu lực khi nào?
Bộ luật Lao động 2019 không liệt kê một danh sách riêng, đầy đủ về các trường hợp nội quy lao động đương nhiên hết hiệu lực. Khi xem xét vấn đề này, doanh nghiệp cần căn cứ vào nội dung văn bản đã ban hành, thời điểm có hiệu lực, việc sửa đổi hoặc thay thế và quy định pháp luật liên quan.
Trên thực tế, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các trường hợp sau.
Hết thời hạn hiệu lực được quy định trong nội quy lao động
Nếu nội quy lao động quy định thời hạn áp dụng cụ thể, doanh nghiệp cần kiểm tra ngày bắt đầu và ngày kết thúc hiệu lực được ghi trong văn bản.
Ví dụ, nội quy lao động quy định có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 đến hết ngày 31/12/2026. Nếu doanh nghiệp không có văn bản gia hạn hoặc ban hành văn bản mới phù hợp, doanh nghiệp không nên tiếp tục áp dụng nội quy cũ sau thời hạn đã xác định.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần chủ động rà soát và hoàn thành việc ban hành, đăng ký nội quy lao động mới nếu thuộc đối tượng phải đăng ký trước khi tiếp tục áp dụng các quy định về kỷ luật lao động.
Nội quy lao động được thay thế bằng nội quy mới
Khi doanh nghiệp ban hành nội quy lao động mới để thay thế toàn bộ nội quy cũ, việc áp dụng văn bản cũ phải được chấm dứt theo nội dung và thời điểm chuyển tiếp được xác định hợp pháp.
Ví dụ, doanh nghiệp ban hành nội quy lao động mới nhằm điều chỉnh thời giờ làm việc, quy định về bảo mật thông tin, sử dụng tài sản công ty và trình tự xử lý vi phạm. Nếu văn bản mới được ban hành, đăng ký và có hiệu lực theo đúng quy định, doanh nghiệp cần xác định rõ nội quy cũ chấm dứt áp dụng từ thời điểm nào.
Để hạn chế tranh chấp, văn bản mới nên thể hiện rõ nội dung thay thế, ngày có hiệu lực và việc xử lý các quy định cũ không còn phù hợp.
Nội quy lao động được sửa đổi, bổ sung
Không phải mọi trường hợp sửa đổi nội quy lao động đều làm toàn bộ văn bản cũ hết hiệu lực. Doanh nghiệp cần phân biệt giữa việc sửa đổi, bổ sung một số nội dung và việc ban hành văn bản mới thay thế toàn bộ nội quy lao động.
Nếu chỉ sửa đổi, bổ sung một số điều khoản, doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự áp dụng, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu thuộc trường hợp phải thực hiện, đồng thời đăng ký lại khi pháp luật yêu cầu.
Đối với doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký nội quy lao động, việc tự ý áp dụng nội dung sửa đổi khi chưa đáp ứng điều kiện có hiệu lực có thể làm phát sinh rủi ro pháp lý, đặc biệt nếu nội dung đó được sử dụng làm căn cứ xử lý kỷ luật.
Nội quy lao động không còn phù hợp với quy định pháp luật mới
Một nội quy lao động không ghi ngày hết hiệu lực vẫn có thể chứa các quy định trái pháp luật hoặc không còn phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
Ví dụ, nội quy lao động có thể quy định hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động. Đây là hành vi bị pháp luật nghiêm cấm theo Điều 127 Bộ luật Lao động 2019.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp không được tiếp tục áp dụng nội dung trái pháp luật chỉ với lý do nội quy chưa hết thời hạn. Doanh nghiệp cần rà soát, sửa đổi hoặc loại bỏ các quy định không phù hợp.
Cần phân biệt rằng việc một số điều khoản không phù hợp không nhất thiết đồng nghĩa toàn bộ nội quy tự động hết hiệu lực. Tuy nhiên, các nội dung trái pháp luật không thể được dùng làm căn cứ hợp pháp để xử lý người lao động.
Có quyết định hoặc yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền
Nếu cơ quan có thẩm quyền phát hiện nội quy lao động có nội dung trái pháp luật và yêu cầu sửa đổi, bổ sung, doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng yêu cầu và thời hạn áp dụng.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần căn cứ vào nội dung cụ thể của văn bản yêu cầu hoặc quyết định có liên quan để xác định phạm vi nội dung cần sửa đổi, thời hạn thực hiện và việc tiếp tục áp dụng các quy định còn lại.
Không nên mặc nhiên cho rằng mọi quyết định của cơ quan nhà nước đều làm toàn bộ nội quy lao động hết hiệu lực. Phạm vi ảnh hưởng cần được xác định theo nội dung pháp lý cụ thể của từng trường hợp.
4. Sử dụng nội quy lao động đã hết hiệu lực bị phạt bao nhiêu?
Theo điểm d khoản 2 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hành vi sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/09/2026. Doanh nghiệp cần đối chiếu quy định xử phạt đang có hiệu lực tại thời điểm hành vi xảy ra để xác định chính xác trách nhiệm pháp lý.
Bên cạnh mức phạt hành chính, việc sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực còn có thể gây ra những hệ quả thực tế như:
Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu ý Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 về nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động. Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động, bảo đảm đúng trình tự, thủ tục và thời hiệu xử lý kỷ luật. Việc có một bản nội quy lao động trong hồ sơ không đồng nghĩa mọi quyết định kỷ luật dựa trên văn bản đó đều hợp pháp.
Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra hiệu lực nội quy trước khi áp dụng để xử lý hành vi vi phạm, thay vì chỉ rà soát khi có đoàn thanh tra hoặc phát sinh tranh chấp.
5. Thủ tục đăng ký nội quy lao động doanh nghiệp cần biết
Đối với doanh nghiệp thuộc trường hợp phải đăng ký nội quy lao động, việc xây dựng văn bản cần đi kèm với thủ tục đăng ký và thông báo theo quy định.
Bước 1: Soạn thảo nội quy lao động
Doanh nghiệp xây dựng nội quy với các nội dung bắt buộc theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Nội dung phải rõ ràng, có thể áp dụng trong thực tế và không đặt ra các hình thức kỷ luật trái pháp luật.
Bước 2: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở
Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có tổ chức thuộc trường hợp luật định.
Doanh nghiệp nên lưu lại tài liệu thể hiện quá trình tham khảo ý kiến để phục vụ việc chứng minh đã thực hiện đúng trình tự.
Bước 3: Ban hành nội quy lao động
Người có thẩm quyền của doanh nghiệp ký ban hành nội quy lao động. Văn bản nên thể hiện rõ ngày ban hành, phạm vi áp dụng, ngày có hiệu lực dự kiến và các quy định chuyển tiếp nếu thay thế nội quy cũ.
Bước 4: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký
Hồ sơ đăng ký nội quy lao động được thực hiện theo Điều 119 và Điều 120 Bộ luật Lao động 2019 cùng các quy định hướng dẫn có liên quan. Doanh nghiệp cần kiểm tra thành phần hồ sơ và cơ quan tiếp nhận theo thủ tục hành chính đang áp dụng tại thời điểm nộp.
Theo quy định tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải đăng ký nội quy lao động trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành. Doanh nghiệp nên theo dõi tình trạng tiếp nhận hồ sơ và phản hồi của cơ quan có thẩm quyền để kịp thời hoàn thiện nếu được yêu cầu.
Bước 5: Thông báo và niêm yết nội quy lao động
Sau khi ban hành, nội quy lao động phải được thông báo đến toàn bộ người lao động, gửi đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có theo quy định và niêm yết những nội dung chính tại nơi cần thiết ở nơi làm việc.
Doanh nghiệp nên lưu giữ bản nội quy đã ban hành, hồ sơ đăng ký, tài liệu về việc tham khảo ý kiến và bằng chứng thông báo, niêm yết để phục vụ quản lý nhân sự và giải quyết tranh chấp.
Lưu ý về nộp hồ sơ trực tuyến: Doanh nghiệp có thể kiểm tra khả năng thực hiện thủ tục trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại https://dichvucong.gov.vn hoặc cổng dịch vụ công của cơ quan có thẩm quyền. Tên thủ tục, cơ quan tiếp nhận và phương thức nộp cần được xác nhận theo quy trình hành chính hiện hành, không nên mặc định một đường dẫn hoặc quy trình giao diện sẽ luôn giữ nguyên.
Dịch vụ tư vấn, soạn thảo và rà soát nội quy lao động tại Luật Thiên Thủy
Xây dựng nội quy lao động không chỉ là việc tổng hợp các quy định về giờ làm, nghỉ phép và kỷ luật. Doanh nghiệp còn cần bảo đảm văn bản phù hợp với pháp luật, có thể áp dụng trong thực tế và không tạo ra những điều khoản khiến quyết định xử lý kỷ luật có nguy cơ bị tranh chấp.
Luật Thiên Thủy hỗ trợ doanh nghiệp trong các công việc như:
Kết luận
Theo Bộ luật Lao động 2019, pháp luật không quy định một thời hạn hiệu lực chung áp dụng cho tất cả nội quy lao động. Vì vậy, nội quy lao động có thể không xác định ngày hết hiệu lực nếu được xây dựng và thực hiện phù hợp, nhưng doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm văn bản có hiệu lực hợp pháp và nội dung không trái quy định pháp luật.
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ thời điểm nội quy bắt đầu có hiệu lực với thời hạn áp dụng; đồng thời chủ động rà soát khi nội quy sắp hết thời hạn, được sửa đổi, thay thế hoặc có quy định pháp luật mới liên quan. Đặc biệt, không nên sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực làm căn cứ xử lý kỷ luật người lao động.
Việc kiểm tra và cập nhật nội quy lao động định kỳ là giải pháp cần thiết để doanh nghiệp duy trì hoạt động quản lý nhân sự đúng pháp luật, hạn chế rủi ro xử phạt và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cả người sử dụng lao động lẫn người lao động.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
