Giới thiệu
Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, đặc biệt đối với công ty có quy mô nhỏ, việc bố trí nhân sự kế toán là vấn đề được nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm. Một câu hỏi thường gặp là giám đốc công ty có được kiêm nhiệm công việc kế toán để tiết kiệm chi phí nhân sự hay không?
Theo quy định của pháp luật về kế toán, người đang giữ chức vụ quản lý, điều hành trong cùng một đơn vị kế toán về nguyên tắc thuộc nhóm không được làm kế toán. Tuy nhiên, pháp luật có quy định ngoại lệ đối với một số loại hình doanh nghiệp và doanh nghiệp siêu nhỏ đáp ứng điều kiện nhất định.
Trong bài viết dưới đây, Luật Thiên Thủy sẽ phân tích quy định hiện hành về việc giám đốc kiêm kế toán, các trường hợp ngoại lệ, điều kiện bố trí kế toán trưởng và những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi tổ chức bộ máy kế toán.
1. Giám đốc công ty có được kiêm kế toán không?
Căn cứ khoản 4 Điều 52 Luật Kế toán năm 2015, người đang là người quản lý, điều hành trong cùng một đơn vị kế toán thuộc nhóm người không được làm kế toán, trừ những trường hợp ngoại lệ theo quy định pháp luật.
Đồng thời, khoản 3 Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định cụ thể về các trường hợp không được làm kế toán, trong đó có người đang làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ hoặc người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán.
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là chức danh quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Vì vậy, nếu đồng thời là người trực tiếp thực hiện công việc kế toán trong cùng đơn vị kế toán, giám đốc phải được xem xét theo quy định về những người không được làm kế toán.
Kết luận: Giám đốc công ty thông thường không được kiêm nhiệm công việc kế toán của chính công ty mình. Tuy nhiên, việc kiêm nhiệm có thể được chấp nhận nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp ngoại lệ được pháp luật quy định và đáp ứng đầy đủ điều kiện tương ứng.
Các trường hợp cần đặc biệt xem xét gồm:
Đối với hai trường hợp đầu, Luật Kế toán quy định ngoại lệ trực tiếp. Đối với các doanh nghiệp thuộc loại hình khác, cần đối chiếu thêm điều kiện tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
2. Những trường hợp giám đốc có thể kiêm nhiệm công việc kế toán
2.1. Giám đốc doanh nghiệp tư nhân
Theo Điều 52 Luật Kế toán năm 2015, người quản lý, điều hành thuộc nhóm không được làm kế toán, trừ trường hợp trong doanh nghiệp tư nhân và các trường hợp ngoại lệ khác theo quy định.
Vì vậy, đối với doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý, điều hành có thể thuộc trường hợp ngoại lệ khi xem xét việc kiêm nhiệm công việc kế toán.
Tuy nhiên, việc được phép kiêm nhiệm theo ngoại lệ không có nghĩa là được miễn mọi yêu cầu pháp luật về kế toán. Người thực hiện công việc vẫn phải đáp ứng các điều kiện áp dụng đối với người làm kế toán và bảo đảm việc tổ chức công tác kế toán đúng quy định.
2.2. Giám đốc công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu
Công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu cũng thuộc trường hợp ngoại lệ được quy định trong pháp luật về kế toán đối với việc người quản lý, điều hành kiêm nhiệm công việc kế toán.
Ví dụ, một cá nhân thành lập công ty TNHH một thành viên, đồng thời giữ chức vụ Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này cần phân biệt rõ tư cách chủ sở hữu với chức danh điều hành và xem xét quy định ngoại lệ tương ứng.
Nếu thuộc trường hợp được phép kiêm nhiệm, giám đốc vẫn cần bảo đảm công việc kế toán được thực hiện đúng chế độ kế toán áp dụng, chứng từ được lập và lưu giữ đầy đủ, số liệu được phản ánh chính xác và báo cáo tài chính được lập theo quy định.
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp bố trí giám đốc làm kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán thì cần tiếp tục kiểm tra các điều kiện riêng đối với chức danh đó, không chỉ dựa vào ngoại lệ về người không được làm kế toán.
2.3. Giám đốc doanh nghiệp siêu nhỏ không có vốn nhà nước
Đối với doanh nghiệp thuộc loại hình khác, Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định ngoại lệ đối với doanh nghiệp không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Để xác định doanh nghiệp có thuộc trường hợp này hay không, cần đối chiếu tiêu chí tại Điều 5 Nghị định 80/2021/NĐ-CP.
Theo quy định này, tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ được xác định dựa trên lĩnh vực hoạt động, số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm và tổng doanh thu hoặc tổng nguồn vốn.
Cụ thể:
Doanh nghiệp phải đối chiếu đúng các tiêu chí và cách xác định theo Nghị định 80/2021/NĐ-CP, không chỉ dựa vào số lượng nhân viên hoặc cảm nhận rằng công ty có quy mô nhỏ.
Nếu doanh nghiệp thuộc loại hình khác, không có vốn nhà nước và đáp ứng tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ, giám đốc có thể thuộc trường hợp ngoại lệ được làm kế toán theo quy định.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện ngoại lệ thì giám đốc không được tự thực hiện công việc kế toán chỉ vì công ty ít nhân sự hoặc muốn tiết kiệm chi phí.
3. Những người nào không được làm kế toán?
Ngoài người quản lý, điều hành, Điều 52 Luật Kế toán năm 2015 còn quy định một số nhóm đối tượng không được làm kế toán.
3.1. Người chưa đủ điều kiện về năng lực hành vi
Những người sau đây không được làm kế toán:
3.2. Người đang bị cấm hành nghề hoặc thuộc trường hợp bị hạn chế theo quy định
Bao gồm:
Khi tuyển dụng hoặc bố trí nhân sự kế toán, doanh nghiệp cần lưu ý các điều kiện này để tránh giao công việc cho người không đủ điều kiện theo pháp luật.
3.3. Người có quan hệ gia đình với một số chức danh quản lý, kế toán
Theo khoản 3 Điều 52 Luật Kế toán năm 2015, một số người có quan hệ gia đình với người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu, giám đốc, tổng giám đốc hoặc cấp phó phụ trách tài chính – kế toán, kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán cũng thuộc nhóm không được làm kế toán.
Những quan hệ được quy định gồm cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột.
Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định các ngoại lệ đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu và các trường hợp khác do Chính phủ quy định.
Vì vậy, khi bố trí kế toán là người thân của giám đốc hoặc người phụ trách tài chính – kế toán, doanh nghiệp cần xem xét đúng chức danh, quan hệ gia đình và loại hình doanh nghiệp để xác định có thuộc trường hợp bị cấm hay không.
3.4. Người đang kiêm nhiệm một số công việc trong cùng đơn vị kế toán
Theo khoản 4 Điều 52 Luật Kế toán năm 2015 và quy định hướng dẫn tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP, người đang làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ hoặc được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán thuộc nhóm không được làm kế toán, trừ các trường hợp ngoại lệ theo quy định.
Quy định này nhằm hạn chế xung đột lợi ích trong quá trình quản lý tài sản, thực hiện giao dịch và ghi nhận số liệu kế toán.
Ví dụ, tại một doanh nghiệp không thuộc trường hợp ngoại lệ, người vừa chịu trách nhiệm quản lý kho vừa trực tiếp ghi sổ kế toán liên quan đến hàng tồn kho có thể thuộc trường hợp không được làm kế toán theo quy định. Doanh nghiệp cần phân công nhiệm vụ phù hợp thay vì chỉ căn cứ vào quy mô nhân sự.
4. Doanh nghiệp có bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng không?
Việc giám đốc có được kiêm kế toán và việc doanh nghiệp có bắt buộc bố trí kế toán trưởng là hai vấn đề khác nhau.
Theo Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, đơn vị kế toán phải bố trí kế toán trưởng, trừ các trường hợp được pháp luật quy định.
Đối với doanh nghiệp, một ngoại lệ đáng chú ý là doanh nghiệp siêu nhỏ theo pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa được bố trí người phụ trách kế toán mà không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng.
Điều này có nghĩa doanh nghiệp siêu nhỏ có thể lựa chọn bố trí người phụ trách kế toán thay cho kế toán trưởng. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải tổ chức công tác kế toán và bảo đảm các nghĩa vụ liên quan theo quy định.
4.1. Doanh nghiệp siêu nhỏ có bắt buộc phải có kế toán trưởng không?
Không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa. Doanh nghiệp có thể bố trí người phụ trách kế toán theo Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
Tuy nhiên, cần phân biệt giữa việc không bắt buộc có kế toán trưởng với việc không cần người làm kế toán. Ngoại lệ về kế toán trưởng không đồng nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua việc tổ chức công tác kế toán hoặc không cần người chịu trách nhiệm thực hiện công việc kế toán.
4.2. Doanh nghiệp mới thành lập chưa bố trí được kế toán trưởng thì xử lý thế nào?
Theo khoản 1 Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, trường hợp đơn vị kế toán chưa bổ nhiệm được ngay kế toán trưởng thì bố trí người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định.
Thời gian bố trí người phụ trách kế toán trong trường hợp này tối đa là 12 tháng; sau thời gian đó, đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng, trừ trường hợp thuộc diện được áp dụng cơ chế khác theo pháp luật.
Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp của mình để không nhầm lẫn giữa thời gian chuyển tiếp dành cho đơn vị chưa bố trí được kế toán trưởng với ngoại lệ dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ.
Kết luận
Theo Luật Kế toán năm 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, giám đốc công ty thông thường không được kiêm nhiệm công việc kế toán trong cùng đơn vị kế toán. Tuy nhiên, pháp luật quy định ngoại lệ đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu và một số doanh nghiệp không có vốn nhà nước đáp ứng tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ.
Để xác định chính xác giám đốc có được kiêm kế toán hay không, doanh nghiệp cần kiểm tra loại hình doanh nghiệp, điều kiện về vốn nhà nước và tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ. Đồng thời, cần phân biệt quyền thực hiện công việc kế toán với điều kiện bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc bố trí người phụ trách kế toán.
Nếu chưa chắc doanh nghiệp thuộc trường hợp nào, nên rà soát các quy định liên quan trước khi phân công nhiệm vụ để bảo đảm tuân thủ pháp luật về kế toán.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
Email: congtythienthuy2022@gmail.com
