Khi thực hiện thủ tục Giấy phép lao động (Work Permit) cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam, doanh nghiệp không chỉ phải chuẩn bị giấy khám sức khỏe, hộ chiếu, giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn và kinh nghiệm mà còn phải xác định hình thức làm việc của người lao động nước ngoài và chuẩn bị tài liệu chứng minh tương ứng.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã có hiệu lực từ ngày 07/08/2025 và quy định mới về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Trong đó, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc là một nội dung quan trọng trong hồ sơ cấp Giấy phép lao động và hồ sơ xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động.
Vậy giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài gồm những gì? Mỗi trường hợp cần chuẩn bị tài liệu nào? Người thuộc diện miễn giấy phép lao động có phải chứng minh hình thức làm việc hay không?
Trong bài viết dưới đây, Luật Thiên Thủy sẽ phân tích chi tiết quy định mới và hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
1. Hình thức làm việc của người lao động nước ngoài là gì?
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có thể làm việc theo nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như thực hiện hợp đồng lao động, di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, làm việc theo hình thức được pháp luật quy định khác.
Việc xác định đúng hình thức làm việc có ý nghĩa quan trọng vì mỗi hình thức có thể yêu cầu loại giấy tờ chứng minh khác nhau.
Do đó, trước khi chuẩn bị hồ sơ Work Permit, doanh nghiệp cần xác định đồng thời:
Nghị định 219/2025/NĐ-CP hiện là văn bản quy định trực tiếp về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và có hiệu lực từ ngày 07/08/2025.
2. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài
Theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, tùy từng trường hợp, doanh nghiệp phải chuẩn bị tài liệu chứng minh phù hợp với hình thức làm việc của người lao động nước ngoài.
2.1. Người lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp
Đây là trường hợp người lao động nước ngoài được doanh nghiệp ở nước ngoài điều chuyển sang làm việc tại hiện diện thương mại của doanh nghiệp đó tại Việt Nam.
Hồ sơ cần lưu ý các tài liệu chứng minh như:
Đối với trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc diện được miễn Giấy phép lao động, tài liệu chứng minh hình thức làm việc cũng là căn cứ quan trọng để xác định người lao động có thuộc trường hợp miễn hay không.
2.2. Thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại
Trường hợp người lao động nước ngoài sang Việt Nam để thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu thể hiện quan hệ hợp tác giữa các bên.
Thông thường, hồ sơ cần có:
Các giấy tờ này cần thể hiện được mối liên hệ giữa doanh nghiệp nước ngoài, doanh nghiệp tại Việt Nam và người lao động.
2.3. Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng
Đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hình thức nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, doanh nghiệp cần chứng minh được cơ sở để người lao động được cử sang Việt Nam cung cấp dịch vụ.
Hồ sơ có thể bao gồm:
Đây là trường hợp cần đặc biệt lưu ý vì hợp đồng dịch vụ và hợp đồng lao động là hai loại quan hệ pháp lý khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất quan hệ trước khi lựa chọn hình thức làm việc trong hồ sơ Work Permit.
2.4. Sang Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ
Trường hợp người nước ngoài được cử sang Việt Nam để thực hiện hoạt động đàm phán cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Tài liệu cần thể hiện rõ người lao động sang Việt Nam để đàm phán, tránh nhầm lẫn với trường hợp trực tiếp thực hiện công việc hoặc cung cấp dịch vụ tại Việt Nam.
2.5. Người lao động được doanh nghiệp nước ngoài cử sang Việt Nam làm việc
Trong trường hợp người lao động được doanh nghiệp nước ngoài cử sang Việt Nam, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Đặc biệt, nội dung công việc trong văn bản cử sang Việt Nam nên thống nhất với vị trí dự kiến được cấp Giấy phép lao động.
Sự không thống nhất giữa văn bản cử sang Việt Nam, hồ sơ chuyên môn và vị trí đăng ký có thể dẫn đến việc hồ sơ phải giải trình hoặc bổ sung.
2.6. Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật
Đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam với tư cách nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật, hồ sơ cần có tài liệu chứng minh đáp ứng điều kiện tương ứng.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định riêng về giấy tờ chứng minh người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Đồng thời, tùy trường hợp, tài liệu này có thể phải kết hợp với văn bản của người sử dụng lao động ở nước ngoài cử người lao động sang Việt Nam.
Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ chuẩn bị bằng cấp hoặc giấy xác nhận kinh nghiệm mà cần xác định người lao động đang thuộc vị trí pháp lý nào và chuẩn bị đúng loại tài liệu chứng minh.
3. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc trong hồ sơ Giấy phép lao động
Hồ sơ cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài phải được chuẩn bị tương ứng với hình thức làm việc và vị trí của người lao động.
Doanh nghiệp nên kiểm tra tối thiểu các nhóm tài liệu sau:
Nhóm hồ sơ | Nội dung cần kiểm tra |
|---|---|
Hộ chiếu | Còn thời hạn và thông tin thống nhất |
Giấy khám sức khỏe | Đáp ứng điều kiện theo quy định |
Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tờ tương đương | Đáp ứng yêu cầu về thời hạn |
Văn bản chứng minh trình độ | Phù hợp với vị trí đăng ký |
Giấy tờ chứng minh kinh nghiệm | Phù hợp với vị trí chuyên gia/lao động kỹ thuật nếu thuộc trường hợp yêu cầu |
Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc | Phù hợp với từng hình thức theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP |
Văn bản của người sử dụng lao động | Thể hiện việc cử hoặc tiếp nhận người lao động, nếu thuộc trường hợp áp dụng |
Các giấy tờ khác | Tùy trường hợp cụ thể |
Một điểm quan trọng là không có một loại giấy tờ duy nhất áp dụng cho tất cả người lao động nước ngoài. Tài liệu cần chuẩn bị phụ thuộc vào hình thức làm việc thực tế.
4. Người thuộc diện miễn Giấy phép lao động có phải chứng minh hình thức làm việc không?
Có thể có.
Việc người lao động thuộc diện miễn Giấy phép lao động không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được bỏ qua toàn bộ giấy tờ chứng minh.
Đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động, doanh nghiệp vẫn phải chuẩn bị giấy tờ chứng minh người lao động thuộc trường hợp miễn tương ứng.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động và trình tự nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động dự kiến làm việc.
Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt:
Miễn Giấy phép lao động → không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với không phải thực hiện bất kỳ thủ tục nào.
Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể phải:
5. Hồ sơ xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động
Đối với trường hợp phải xin giấy xác nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Về cơ bản, hồ sơ cần có:
Do đó, khi xác định người lao động thuộc diện miễn, doanh nghiệp vẫn cần rà soát căn cứ miễn + hình thức làm việc + tài liệu chứng minh trước khi nộp hồ sơ.
Dịch vụ Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Luật Thiên Thủy
Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục liên quan đến người lao động nước ngoài tại Việt Nam, bao gồm:
Việc xác định đúng hình thức làm việc ngay từ đầu giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng thủ tục và hạn chế tình trạng hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
Kết luận
Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài là một nội dung quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục Giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động.
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, tài liệu chứng minh sẽ phụ thuộc vào từng hình thức làm việc và từng trường hợp cụ thể. Vì vậy, doanh nghiệp không nên áp dụng một bộ hồ sơ chung cho tất cả người lao động nước ngoài mà cần xác định chính xác hình thức làm việc trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân biệt rõ hình thức làm việc, vị trí công việc và trường hợp miễn Giấy phép lao động để tránh thiếu hoặc sai tài liệu chứng minh.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
