Giới thiệu
Trong công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, Hội đồng thành viên (HĐTV) là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, có thẩm quyền quyết định những vấn đề quan trọng liên quan đến định hướng phát triển, tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh. Đứng đầu Hội đồng thành viên là Chủ tịch Hội đồng thành viên, người giữ vai trò tổ chức, điều phối các cuộc họp và giám sát việc thực hiện nghị quyết, quyết định của cơ quan này.
Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp chưa phân định rõ quyền hạn của Chủ tịch Hội đồng thành viên với quyền điều hành của Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc. Một số doanh nghiệp cũng chưa chú trọng quy định về việc ủy quyền khi Chủ tịch vắng mặt, trình tự bầu người thay thế hoặc trách nhiệm khi thực hiện nhiệm vụ quản lý.
Trong bài viết dưới đây, Luật Thiên Thủy sẽ phân tích các quy định về quyền, nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên và những lưu ý quan trọng khi tổ chức quản trị công ty TNHH hai thành viên trở lên.
1. Chủ tịch Hội đồng thành viên được bầu như thế nào?
Ai có quyền bầu Chủ tịch Hội đồng thành viên?
Theo khoản 1 Điều 56 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên bầu một thành viên làm Chủ tịch Hội đồng thành viên.
Như vậy, Chủ tịch Hội đồng thành viên phải là thành viên của chính Hội đồng thành viên. Việc lựa chọn Chủ tịch thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên, không phải là quyết định riêng của Giám đốc hoặc một thành viên góp vốn bất kỳ.
Việc bầu Chủ tịch cần được thực hiện theo trình tự, thủ tục và nguyên tắc biểu quyết quy định tại Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Doanh nghiệp cần lập, lưu giữ đầy đủ biên bản họp, nghị quyết hoặc quyết định liên quan để làm căn cứ xác định việc bầu chức danh đã được thực hiện hợp lệ.
Chủ tịch Hội đồng thành viên có được kiêm Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc không?
Pháp luật cho phép Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc công ty.
Theo khoản 1 Điều 56 Luật Doanh nghiệp 2020, Chủ tịch Hội đồng thành viên có thể đồng thời đảm nhiệm chức danh Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc. Doanh nghiệp có thể lựa chọn mô hình kiêm nhiệm hoặc phân công hai chức danh cho hai người khác nhau, tùy theo nhu cầu quản trị và quy định tại Điều lệ công ty.
Hai mô hình này có những đặc điểm khác nhau:
Dù lựa chọn mô hình nào, doanh nghiệp cũng nên quy định rõ trách nhiệm, phạm vi quyết định và cơ chế báo cáo trong Điều lệ, quy chế quản lý nội bộ hoặc văn bản phân quyền có liên quan.
2. Quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên
Căn cứ khoản 2 Điều 56 Luật Doanh nghiệp 2020, Chủ tịch Hội đồng thành viên có sáu nhóm quyền và nghĩa vụ cơ bản.
Chuẩn bị chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng thành viên
Chủ tịch có trách nhiệm chuẩn bị chương trình và kế hoạch hoạt động của Hội đồng thành viên.
Đây là nhiệm vụ quan trọng nhằm bảo đảm các vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên được xem xét có hệ thống, đúng thời điểm và phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Chương trình, kế hoạch hoạt động có thể liên quan đến việc xem xét chiến lược kinh doanh, kế hoạch đầu tư, phương án huy động vốn, thay đổi cơ cấu tổ chức, phân chia lợi nhuận hoặc các vấn đề quan trọng khác thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên.
Tuy nhiên, cần phân biệt giữa việc chuẩn bị chương trình, kế hoạch với quyền quyết định nội dung thuộc thẩm quyền tập thể. Chủ tịch không đương nhiên có quyền tự mình quyết định mọi vấn đề chỉ vì là người đứng đầu Hội đồng thành viên. Các vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên vẫn phải được thông qua theo đúng quy định pháp luật và Điều lệ công ty.
Chuẩn bị chương trình, nội dung và tài liệu họp
Chủ tịch có trách nhiệm chuẩn bị chương trình, nội dung và tài liệu phục vụ cuộc họp Hội đồng thành viên hoặc việc lấy ý kiến các thành viên.
Công việc này bao gồm việc xác định các vấn đề cần đưa ra thảo luận, chuẩn bị dự thảo nghị quyết hoặc quyết định, tổng hợp thông tin và tài liệu liên quan để các thành viên có cơ sở xem xét, biểu quyết.
Ví dụ, khi doanh nghiệp dự kiến tăng vốn điều lệ hoặc thay đổi cơ cấu thành viên, Chủ tịch cần phối hợp chuẩn bị tài liệu để Hội đồng thành viên xem xét phương án, tác động đến tỷ lệ vốn góp và các thủ tục pháp lý liên quan.
Việc chuẩn bị tài liệu đầy đủ giúp các thành viên thực hiện quyền tham gia quản lý công ty, đồng thời hạn chế nguy cơ nghị quyết bị tranh chấp do thiếu thông tin hoặc không tuân thủ trình tự.
Doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện việc thông báo, gửi tài liệu và chuẩn bị cuộc họp theo đúng thời hạn, hình thức được quy định trong Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
Triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng thành viên
Một trong những quyền và nghĩa vụ quan trọng nhất của Chủ tịch Hội đồng thành viên là triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng thành viên; đồng thời tổ chức việc lấy ý kiến các thành viên khi cần thiết.
Chủ tịch cần bảo đảm cuộc họp được tổ chức đúng trình tự, thủ tục, bao gồm việc xác định nội dung họp, thông báo mời họp, kiểm tra điều kiện tiến hành họp, tổ chức thảo luận và biểu quyết.
Đối với phương thức lấy ý kiến bằng văn bản, Chủ tịch có trách nhiệm tổ chức quy trình lấy ý kiến theo quy định, bảo đảm các thành viên có cơ hội thực hiện quyền biểu quyết và kết quả được ghi nhận đầy đủ.
Cần lưu ý rằng quyền triệu tập, chủ trì cuộc họp không đồng nghĩa Chủ tịch có quyền quyết định thay cho Hội đồng thành viên. Kết quả cuối cùng vẫn phụ thuộc vào tỷ lệ biểu quyết, điều kiện thông qua nghị quyết và các quy định tương ứng trong Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty.
Giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên
Sau khi Hội đồng thành viên thông qua nghị quyết hoặc quyết định, Chủ tịch có trách nhiệm giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện.
Hoạt động giám sát nhằm bảo đảm các nghị quyết, quyết định được triển khai đúng nội dung đã thông qua, đúng phạm vi thẩm quyền và phù hợp với định hướng quản trị của doanh nghiệp.
Tùy từng vấn đề, Chủ tịch có thể theo dõi tiến độ thực hiện, yêu cầu báo cáo, phối hợp với Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc để đánh giá tình hình triển khai và đưa các vấn đề phát sinh ra Hội đồng thành viên xem xét khi cần thiết.
Ví dụ, nếu Hội đồng thành viên thông qua phương án đầu tư hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức, Chủ tịch có thể theo dõi tiến độ triển khai, kiểm tra việc thực hiện các nội dung đã được phê duyệt và yêu cầu báo cáo về những khó khăn phát sinh.
Tuy nhiên, nếu Chủ tịch không đồng thời là Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc, việc giám sát không mặc nhiên trao cho Chủ tịch quyền trực tiếp điều hành mọi hoạt động kinh doanh hằng ngày. Phạm vi điều hành vẫn phải được xác định theo Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và cơ chế phân quyền nội bộ.
Thay mặt Hội đồng thành viên ký nghị quyết, quyết định
Theo điểm đ khoản 2 Điều 56 Luật Doanh nghiệp 2020, Chủ tịch Hội đồng thành viên có quyền thay mặt Hội đồng thành viên ký nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên.
Đây là nhiệm vụ gắn với việc thể hiện và hoàn thiện văn bản ghi nhận quyết định của cơ quan quản trị. Trước khi ký, doanh nghiệp cần bảo đảm nghị quyết hoặc quyết định đã được thông qua hợp lệ, có đầy đủ nội dung cần thiết và được lập theo đúng trình tự pháp luật.
Việc Chủ tịch ký nghị quyết, quyết định không có nghĩa Chủ tịch được tự mình thay đổi nội dung đã được Hội đồng thành viên thông qua hoặc bổ sung những quyết định chưa được biểu quyết hợp lệ.
Đối với các nghị quyết liên quan đến thay đổi thành viên, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật hoặc các nội dung đăng ký doanh nghiệp khác, doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện thủ tục tương ứng nếu pháp luật yêu cầu.
Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty
Ngoài các nhiệm vụ được liệt kê tại khoản 2 Điều 56, Chủ tịch Hội đồng thành viên còn thực hiện những quyền và nghĩa vụ khác theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
Điều lệ có thể cụ thể hóa cơ chế hoạt động của Hội đồng thành viên, việc triệu tập họp, phương thức lấy ý kiến, trình tự thông qua nghị quyết và cơ chế phối hợp giữa Chủ tịch với Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc.
Tuy nhiên, Điều lệ công ty không được trao cho Chủ tịch quyền trái với quy định pháp luật hoặc làm mất đi thẩm quyền quyết định của Hội đồng thành viên đối với những vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể.
Doanh nghiệp nên quy định rõ những nhiệm vụ Chủ tịch được trực tiếp thực hiện, những vấn đề phải trình Hội đồng thành viên quyết định và các trường hợp cần có sự phối hợp của bộ phận điều hành.
3. Chủ tịch Hội đồng thành viên có phải là người trực tiếp điều hành công ty không?
Đây là vấn đề thường gây nhầm lẫn khi doanh nghiệp xây dựng Điều lệ hoặc phân công chức danh quản lý.
Theo Điều 56 Luật Doanh nghiệp 2020, Chủ tịch Hội đồng thành viên có nhiệm vụ tổ chức hoạt động của Hội đồng thành viên, chuẩn bị chương trình và tài liệu họp, triệu tập và chủ trì cuộc họp, giám sát việc thực hiện nghị quyết, quyết định và ký các văn bản tương ứng.
Trong khi đó, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty theo Điều 63 Luật Doanh nghiệp 2020, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
Vì vậy, nếu Chủ tịch không kiêm Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc, hai chức danh này cần được phân định rõ về phạm vi quyền hạn.
Chẳng hạn:
Nếu một người đồng thời giữ cả hai chức danh, người đó thực hiện quyền và nghĩa vụ tương ứng với từng chức danh. Doanh nghiệp vẫn nên xác định rõ khi nào người này hành động với tư cách Chủ tịch Hội đồng thành viên và khi nào thực hiện nhiệm vụ điều hành với tư cách Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc.
4. Khi Chủ tịch Hội đồng thành viên vắng mặt hoặc không thể thực hiện nhiệm vụ thì xử lý thế nào?
Khoản 4 Điều 56 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cơ chế xử lý khi Chủ tịch Hội đồng thành viên không thể thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
Trường hợp Chủ tịch vắng mặt hoặc không thể thực hiện nhiệm vụ
Nếu Chủ tịch Hội đồng thành viên vắng mặt hoặc không thể thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, Chủ tịch phải ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty.
Việc ủy quyền cần xác định rõ người được ủy quyền, phạm vi công việc và thời hạn ủy quyền để bảo đảm hoạt động của Hội đồng thành viên không bị gián đoạn.
Doanh nghiệp nên lưu giữ văn bản ủy quyền và các tài liệu liên quan. Đồng thời, cần kiểm tra Điều lệ công ty để xác định cách thức xử lý phù hợp với cơ cấu quản trị đã được thông qua.
Trường hợp Chủ tịch không còn khả năng đảm nhiệm chức vụ
Nếu Chủ tịch Hội đồng thành viên chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc hoặc cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, hoặc bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định, các thành viên còn lại bầu một người trong số họ làm Chủ tịch Hội đồng thành viên theo nguyên tắc đa số, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
Người được bầu thực hiện quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên cho đến khi Hội đồng thành viên có quyết định mới.
Doanh nghiệp cần phân biệt trường hợp Chủ tịch chỉ tạm thời vắng mặt với trường hợp không còn khả năng đảm nhiệm chức vụ. Trường hợp thứ nhất xử lý theo cơ chế ủy quyền bằng văn bản; trường hợp thứ hai cần thực hiện việc bầu Chủ tịch theo quy định pháp luật và Điều lệ công ty.
Dịch vụ tư vấn quản trị doanh nghiệp tại Luật Thiên Thủy
Việc xây dựng cơ cấu quản trị công ty TNHH hai thành viên trở lên đòi hỏi doanh nghiệp xác định đúng thẩm quyền của Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên và Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc. Điều lệ công ty cũng cần được soạn thảo phù hợp với nhu cầu thực tế nhưng không trái quy định pháp luật.
Luật Thiên Thủy hỗ trợ doanh nghiệp trong các công việc như:
Kết luận
Chủ tịch Hội đồng thành viên giữ vai trò quan trọng trong việc tổ chức hoạt động của Hội đồng thành viên, chuẩn bị chương trình và tài liệu họp, triệu tập và chủ trì cuộc họp, giám sát việc thực hiện nghị quyết, quyết định và ký các văn bản thuộc thẩm quyền.
Theo Điều 56 Luật Doanh nghiệp 2020, Chủ tịch Hội đồng thành viên có thể kiêm Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt rõ quyền quản trị của Hội đồng thành viên với quyền điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày, đồng thời xây dựng cơ chế ủy quyền và bầu người thay thế khi Chủ tịch không thể thực hiện nhiệm vụ.
Việc quy định rõ quyền hạn trong Điều lệ, tuân thủ trình tự bầu chức danh và lưu giữ đầy đủ hồ sơ quản trị sẽ giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch, hạn chế tranh chấp nội bộ và bảo đảm các quyết định được thực hiện đúng pháp luật.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
