Giới thiệu
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể làm mất, làm cháy, làm rách hoặc khiến Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) bị hư hỏng, không còn sử dụng được. Khi đó, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì, nộp ở đâu và có thể ủy quyền cho người khác thực hiện hay không? Bài viết dưới đây của Luật Thiên Thủy sẽ hướng dẫn các nội dung cần lưu ý khi thực hiện thủ tục cấp lại ERC theo quy định hiện hành.
1. Những trường hợp được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp, ghi nhận thông tin đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
Theo Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp đã được cấp bản giấy Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có nhu cầu cấp lại do các nguyên nhân sau có thể gửi văn bản đề nghị đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh:
Ngoài Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Điều 62 còn áp dụng đối với một số giấy tờ đăng ký hoạt động của đơn vị phụ thuộc, bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh và các giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký tương ứng.
Có phải xin cấp lại khi giấy chứng nhận bị mất không?
Có. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lại bản giấy đã được cấp nhưng bản giấy bị mất, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục cấp lại.
Doanh nghiệp không phải đăng ký thành lập mới chỉ vì mất bản giấy ERC. Thủ tục này nhằm cấp lại giấy chứng nhận đã được cấp trước đó, không phải thủ tục làm thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Giấy chứng nhận bị rách hoặc nát có được cấp lại không?
Có. Trường hợp giấy bị rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác thuộc phạm vi Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp có thể chuẩn bị văn bản đề nghị cấp lại theo biểu mẫu hiện hành và nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
2. Hồ sơ cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Để thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định hiện hành, trong đó giấy tờ quan trọng nhất là văn bản đề nghị cấp lại giấy chứng nhận.
Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 26 tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC để đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác. Khi lập giấy đề nghị, doanh nghiệp cần kiểm tra các thông tin cơ bản như:
Thông tin trên văn bản đề nghị cần thống nhất với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp đang được lưu giữ trên hệ thống thông tin quốc gia. Người ký cần đúng thẩm quyền và chịu trách nhiệm về nội dung kê khai.
Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục
Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định.
Tùy chủ thể được ủy quyền và cách thức thực hiện, hồ sơ có thể cần bổ sung văn bản ủy quyền hoặc giấy tờ liên quan theo quy định về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu tương ứng với hình thức ủy quyền trước khi nộp để tránh phải bổ sung hồ sơ.
Nếu người đại diện theo pháp luật trực tiếp thực hiện thủ tục, cần bảo đảm văn bản đề nghị được ký đúng thẩm quyền và đáp ứng yêu cầu về hình thức nộp hồ sơ.
Có cần nộp lại hồ sơ thành lập doanh nghiệp không?
Thông thường, thủ tục cấp lại do mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy không phải là thủ tục thành lập doanh nghiệp mới. Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự chuẩn bị lại toàn bộ hồ sơ thành lập doanh nghiệp nếu cơ quan tiếp nhận không yêu cầu.
Trọng tâm của hồ sơ là văn bản đề nghị cấp lại theo mẫu và các giấy tờ liên quan đến việc thực hiện thủ tục, nếu có. Trường hợp thông tin trên dữ liệu đăng ký doanh nghiệp có sai lệch hoặc doanh nghiệp đồng thời có nhu cầu thay đổi nội dung đăng ký, cần xác định thủ tục tương ứng thay vì gộp các yêu cầu không cùng bản chất.
3. Trình tự, thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Theo Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị cấp lại đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Trình tự thực hiện có thể khái quát như sau.
Bước 1: Chuẩn bị văn bản đề nghị cấp lại
Doanh nghiệp xác định đúng loại giấy tờ cần cấp lại và lý do cấp lại, sau đó lập Mẫu số 26 theo biểu mẫu hiện hành.
Trước khi nộp, nên kiểm tra kỹ tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, thông tin giấy tờ đề nghị cấp lại và người ký. Nếu có người được ủy quyền thực hiện, cần chuẩn bị giấy tờ ủy quyền phù hợp.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh
Theo Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nơi tiếp nhận là cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Doanh nghiệp cần kiểm tra phương thức tiếp nhận đang được công bố trên hệ thống giải quyết thủ tục hành chính và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền. Không nên mặc định tên cơ quan tiếp nhận vẫn là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư như các hướng dẫn cũ, bởi cơ cấu cơ quan và tên gọi đã thay đổi theo quy định tổ chức hiện hành.
Khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên lưu lại giấy tiếp nhận, mã hồ sơ hoặc thông tin xác nhận nộp thành công để thuận tiện theo dõi kết quả.
Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét cấp lại
Theo khoản 1 Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét cấp lại giấy tờ trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp lại
Sau khi được giải quyết, doanh nghiệp nhận kết quả theo phương thức đã đăng ký hoặc theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
Khi nhận giấy chứng nhận mới, doanh nghiệp nên kiểm tra tên, mã số doanh nghiệp và các thông tin thể hiện trên giấy. Đồng thời, cần lưu trữ bản giấy mới tại nơi an toàn và cập nhật hồ sơ quản trị nội bộ để hạn chế nguy cơ thất lạc lần tiếp theo.
Dịch vụ cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Luật Thiên Thủy
Việc cấp lại ERC thường không phức tạp nếu doanh nghiệp xác định đúng thủ tục và chuẩn bị hồ sơ phù hợp. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lưu ý biểu mẫu hiện hành, thẩm quyền ký, giấy tờ ủy quyền và cách thức nộp theo quy định.
Luật Thiên Thủy hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy, với các công việc như:
Ngoài dịch vụ cấp lại ERC, Luật Thiên Thủy còn hỗ trợ các thủ tục đăng ký doanh nghiệp như thành lập công ty, thay đổi vốn điều lệ, thay đổi người đại diện theo pháp luật, thay đổi địa chỉ trụ sở và điều chỉnh ngành nghề kinh doanh.
Kết luận
Khi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy, doanh nghiệp có thể đề nghị cấp lại theo Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Hồ sơ cần sử dụng đúng biểu mẫu hiện hành, thông tin chính xác và được nộp đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Thời hạn xem xét cấp lại theo quy định là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Để tránh nhầm lẫn giữa cấp lại, cấp đổi, hiệu đính và đăng ký thay đổi nội dung doanh nghiệp, doanh nghiệp nên xác định đúng nhu cầu trước khi nộp hồ sơ.
Luật Thiên Thủy sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ, chuẩn bị biểu mẫu và thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định hiện hành.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
Email: congtythienthuy2022@gmail.com
