Giới thiệu
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể cần thay đổi tên để phù hợp với định hướng phát triển thương hiệu, mở rộng lĩnh vực kinh doanh, tái cơ cấu hoạt động hoặc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn trên thị trường. Tuy nhiên, việc đổi tên công ty không chỉ dừng lại ở việc lựa chọn một tên gọi mới mà còn cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
Vậy đăng ký thay đổi tên công ty năm 2026 cần chuẩn bị hồ sơ gì, thực hiện theo trình tự nào và mất bao lâu? Sau khi đổi tên, doanh nghiệp cần cập nhật những thông tin nào để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh?
Trong bài viết dưới đây, Luật Thiên Thủy sẽ hướng dẫn chi tiết điều kiện đặt tên mới, hồ sơ theo từng loại hình doanh nghiệp, quy trình đăng ký và những công việc cần thực hiện sau khi được chấp thuận thay đổi tên.
1. Khi nào doanh nghiệp cần đăng ký thay đổi tên công ty?
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tên khi muốn thay thế tên đã được ghi nhận trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng một tên mới.
Một số trường hợp phổ biến gồm:
Tên doanh nghiệp là một trong những nội dung được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, khi quyết định đổi tên, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
Cần lưu ý rằng, thay đổi tên công ty không đồng nghĩa với việc thành lập doanh nghiệp mới. Về nguyên tắc, doanh nghiệp tiếp tục tồn tại với mã số doanh nghiệp đã được cấp và tiếp tục kế thừa các quyền, nghĩa vụ phát sinh trước thời điểm đổi tên.
Do đó, trước khi tiến hành thủ tục, doanh nghiệp nên thống nhất tên mới, xác định đúng thẩm quyền ra quyết định và rà soát các vấn đề liên quan đến hợp đồng, hóa đơn, giấy phép, tài khoản ngân hàng và nhận diện thương hiệu.
2. Điều kiện đặt tên công ty mới theo quy định pháp luật
Trước khi nộp hồ sơ thay đổi tên, doanh nghiệp cần kiểm tra tên dự kiến để bảo đảm đáp ứng các quy định về đặt tên doanh nghiệp tại Luật Doanh nghiệp.
2.1. Tên doanh nghiệp phải có đầy đủ cấu trúc
Theo quy định về tên doanh nghiệp, tên tiếng Việt gồm hai thành tố theo thứ tự:
Ví dụ:
Tên riêng được sử dụng theo quy định pháp luật về chữ cái, chữ số và ký hiệu. Khi lựa chọn tên mới, doanh nghiệp cần bảo đảm tên thể hiện đúng loại hình doanh nghiệp và không vi phạm các điều cấm về đặt tên.
2.2. Không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn
Tên dự kiến không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
Việc kiểm tra không nên chỉ dựa trên tên thương mại, tên thương hiệu hoặc kết quả tìm kiếm thông thường trên Internet. Doanh nghiệp cần tra cứu thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Có thể truy cập: Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Tra cứu trước giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng đăng ký của tên mới và hạn chế trường hợp phải sửa đổi hồ sơ do tên không đáp ứng điều kiện.
Tuy nhiên, kết quả tra cứu sơ bộ không đồng nghĩa với việc tên chắc chắn được chấp thuận. Tên dự kiến vẫn được xem xét theo quy định và kết quả thẩm định của cơ quan đăng ký kinh doanh.
2.3. Không sử dụng tên thuộc trường hợp bị cấm
Doanh nghiệp không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị hoặc tổ chức chính trị - xã hội để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng theo cách thức bị pháp luật cấm, trừ trường hợp được cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó chấp thuận theo quy định.
Ngoài ra, tên doanh nghiệp không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ ý nghĩa của tên dự kiến, đặc biệt khi sử dụng từ ngữ nước ngoài, từ viết tắt hoặc tên gắn với tổ chức, thương hiệu khác.
2.4. Rà soát quyền đối với nhãn hiệu và tên thương mại
Việc một tên doanh nghiệp được chấp thuận đăng ký không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đương nhiên có quyền sử dụng tên đó làm nhãn hiệu trong mọi lĩnh vực.
Tên doanh nghiệp, nhãn hiệu và tên thương mại là những đối tượng có quy định pháp luật liên quan nhưng không hoàn toàn đồng nhất. Vì vậy, nếu tên mới được lựa chọn để phát triển thương hiệu, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm khả năng xung đột với nhãn hiệu đã được đăng ký hoặc quyền sở hữu trí tuệ của bên thứ ba.
Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp sử dụng tên mới để thiết kế logo, in bao bì, quảng cáo hoặc mở rộng hoạt động trên phạm vi toàn quốc.
3. Hồ sơ đăng ký thay đổi tên công ty năm 2026
Hồ sơ đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp được thực hiện theo quy định về đăng ký doanh nghiệp, trong đó có Nghị định 168/2025/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan.
Từ ngày 21/08/2026, doanh nghiệp cần lưu ý biểu mẫu được sửa đổi theo Thông tư 121/2026/TT-BTC. Theo đó, Mẫu số 12 được sử dụng cho thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp tương ứng.
Thành phần hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp.
3.1. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp chuẩn bị Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo biểu mẫu hiện hành.
Thông tin kê khai cần bảo đảm chính xác, thống nhất với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đang lưu giữ, đặc biệt là:
Doanh nghiệp cần sử dụng đúng biểu mẫu có hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ, tránh sử dụng biểu mẫu cũ đã được thay thế.
3.2. Quyết định hoặc nghị quyết về việc thay đổi tên công ty
Tùy loại hình doanh nghiệp, quyết định đổi tên phải được ban hành bởi đúng chủ thể có thẩm quyền.
Đối với công ty TNHH một thành viên: chuẩn bị quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi tên.
Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: chuẩn bị nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên về việc thay đổi tên.
Đối với công ty cổ phần: chuẩn bị nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi tên.
Đối với công ty hợp danh: chuẩn bị nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên theo quy định.
Đối với doanh nghiệp tư nhân: chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi theo quy định áp dụng đối với doanh nghiệp tư nhân; không áp dụng cơ chế nghị quyết của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông như các loại hình công ty.
Quyết định hoặc nghị quyết cần ghi rõ tên hiện tại, tên dự kiến thay đổi, thời điểm thực hiện và trách nhiệm tổ chức triển khai thủ tục đăng ký.
3.3. Biên bản họp đối với trường hợp pháp luật yêu cầu
Đối với những loại hình doanh nghiệp mà việc quyết định thay đổi tên thuộc thẩm quyền của cơ quan tập thể, doanh nghiệp cần rà soát quy định pháp luật và Điều lệ để xác định yêu cầu về biên bản họp.
Ví dụ, đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh, việc thông qua nội dung đổi tên cần được thực hiện theo đúng trình tự, thẩm quyền và tỷ lệ biểu quyết áp dụng cho từng loại hình.
Biên bản họp, nếu thuộc trường hợp phải lập và nộp, cần phản ánh đúng nội dung đã được thông qua, bảo đảm thống nhất với nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi tên.
Doanh nghiệp không nên chỉ chuẩn bị quyết định mà bỏ qua bước kiểm tra quy trình thông qua nội bộ.
3.4. Bảng tổng hợp hồ sơ theo từng loại hình doanh nghiệp
Loại hình doanh nghiệp | Hồ sơ chính cần chuẩn bị |
Công ty TNHH một thành viên | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi và quyết định của chủ sở hữu |
Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi, nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên và biên bản họp nếu pháp luật yêu cầu |
Công ty cổ phần | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi, nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông và biên bản họp nếu pháp luật yêu cầu |
Công ty hợp danh | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi, nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên và biên bản họp nếu pháp luật yêu cầu |
Doanh nghiệp tư nhân | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi theo quy định áp dụng |
Bảng trên là nội dung tổng hợp để doanh nghiệp tham khảo. Trước khi nộp hồ sơ, cần đối chiếu quy định đang có hiệu lực và yêu cầu cụ thể đối với trường hợp đăng ký thực tế.
4. Trình tự, thủ tục đăng ký thay đổi tên công ty
Sau khi lựa chọn tên mới và chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi theo các bước sau.
Bước 1: Tra cứu và thống nhất tên công ty mới
Doanh nghiệp xác định tên dự kiến, tra cứu thông tin đăng ký doanh nghiệp và kiểm tra các điều kiện đặt tên theo quy định pháp luật.
Nếu doanh nghiệp có nhiều thành viên hoặc cổ đông, việc thống nhất tên mới cần được thực hiện theo thẩm quyền và quy trình nội bộ của công ty.
Ở bước này, doanh nghiệp cũng nên xem xét khả năng sử dụng tên mới trên nhãn hiệu, website, tài liệu quảng cáo và các kênh giao dịch để tránh phải thay đổi nhiều lần.
Bước 2: Ban hành quyết định hoặc nghị quyết đổi tên
Chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông hoặc cơ quan có thẩm quyền tương ứng ban hành quyết định hoặc nghị quyết thay đổi tên theo quy định.
Doanh nghiệp cần kiểm tra Điều lệ để bảo đảm đúng thẩm quyền, trình tự thông qua và tỷ lệ biểu quyết nếu có.
Bước 3: Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ
Doanh nghiệp lập Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, quyết định hoặc nghị quyết liên quan và các tài liệu cần thiết khác.
Trước khi nộp, cần rà soát các thông tin cơ bản:
Việc kiểm tra trước giúp giảm nguy cơ hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Bước 4: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính theo quy định.
Hồ sơ có thể được nộp bằng phương thức đăng ký doanh nghiệp điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy trình hiện hành.
Người nộp hồ sơ thực hiện việc xác thực, tải lên các tài liệu điện tử và gửi hồ sơ theo hướng dẫn của hệ thống. Sau khi nộp, doanh nghiệp cần lưu thông tin tiếp nhận để theo dõi quá trình xử lý.
Bước 5: Theo dõi kết quả và sửa đổi hồ sơ nếu cần
Theo thời hạn xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.
Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với thông tin tên mới theo quy định.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo về nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Khi đó, doanh nghiệp cần chỉnh sửa đúng yêu cầu và gửi lại hồ sơ theo hướng dẫn.
Thời hạn 03 ngày làm việc là thời hạn xử lý hồ sơ theo quy định, không đồng nghĩa toàn bộ công việc đổi tên, bao gồm cập nhật hóa đơn, ngân hàng và giấy phép liên quan, đều hoàn tất trong khoảng thời gian này.
Bước 6: Nhận kết quả và cập nhật thông tin sau khi đổi tên
Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin tên mới trên kết quả đăng ký thay đổi và thực hiện các công việc tiếp theo.
Các công việc này có thể bao gồm cập nhật Điều lệ, thông tin hóa đơn điện tử, hồ sơ ngân hàng, bảo hiểm xã hội, giấy phép chuyên ngành, hợp đồng và hệ thống nhận diện doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra nghĩa vụ công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp và các khoản phí liên quan theo quy định tại thời điểm thực hiện.
Dịch vụ thay đổi tên công ty tại Luật Thiên Thủy
Thủ tục đổi tên công ty có thể tương đối đơn giản nếu doanh nghiệp đã thống nhất tên mới và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Tuy nhiên, nếu quyết định nội bộ chưa đúng thẩm quyền, tên dự kiến có khả năng bị từ chối hoặc doanh nghiệp có nhiều giấy phép, đơn vị phụ thuộc cần cập nhật, quá trình thực hiện có thể phức tạp hơn.
Luật Thiên Thủy hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty theo quy định pháp luật, với phạm vi công việc tùy nhu cầu thực tế, bao gồm:
Kết luận
Đăng ký thay đổi tên công ty năm 2026 cần được thực hiện đúng quy định về đặt tên doanh nghiệp, thẩm quyền ban hành quyết định và thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi. Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp cần tiếp tục rà soát thông tin thuế, hóa đơn điện tử, ngân hàng, bảo hiểm xã hội, hợp đồng và các giấy phép liên quan để bảo đảm hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
Để hạn chế rủi ro khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp nên kiểm tra tên dự kiến trước khi nộp hồ sơ, sử dụng đúng biểu mẫu hiện hành và chuẩn bị kế hoạch cập nhật thông tin sau khi đổi tên.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
