Giới thiệu
Nội quy lao động là một trong những văn bản quan trọng trong công tác quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Một bản nội quy được xây dựng đầy đủ, rõ ràng và phù hợp với quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp thiết lập trật tự tại nơi làm việc mà còn tạo cơ sở để quản lý người lao động, phòng ngừa tranh chấp và xử lý vi phạm kỷ luật lao động đúng quy định.
Với dịch vụ đăng ký nội quy lao động tại TP.HCM, Luật Thiên Thủy hỗ trợ doanh nghiệp rà soát, soạn thảo, hoàn thiện hồ sơ và thực hiện thủ tục theo phạm vi công việc được thống nhất. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và nâng cao tính chủ động trong quản trị nhân sự.
1. Nội quy lao động của doanh nghiệp là gì?
Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành nhằm quy định về trật tự, kỷ luật tại nơi làm việc, trách nhiệm của người lao động và các vấn đề liên quan đến việc tổ chức, quản lý lao động trong doanh nghiệp.
Nội quy lao động là căn cứ để người lao động biết rõ các quy tắc cần tuân thủ trong quá trình làm việc. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp quản lý nhân sự và xem xét xử lý kỷ luật lao động khi có hành vi vi phạm, với điều kiện phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật liên quan.
Theo Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019, nội quy lao động phải có những nội dung chủ yếu sau:
Ngoài các nội dung bắt buộc, doanh nghiệp có thể xây dựng những quy định phù hợp với đặc thù hoạt động, miễn là không trái pháp luật và không xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động.
2. Doanh nghiệp nào phải đăng ký nội quy lao động?
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên
Theo khoản 1 Điều 118 và Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
Việc đăng ký không chỉ là yêu cầu về thủ tục mà còn gắn với thời điểm nội quy lao động có hiệu lực. Vì vậy, doanh nghiệp cần chú ý đến cả quá trình xây dựng, ban hành, đăng ký và phổ biến nội quy đến người lao động.
Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động
Đối với người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động, pháp luật không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản theo quy định áp dụng cho nhóm từ 10 người lao động trở lên, cũng không đặt ra nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động như trường hợp này.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần thiết lập các quy định quản lý nhân sự phù hợp. Các nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất cần được thỏa thuận theo quy định pháp luật, trong đó có thể thể hiện trong hợp đồng lao động theo trường hợp áp dụng.
Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) cũng cần tuân thủ quy định của pháp luật lao động Việt Nam khi thuộc trường hợp phải ban hành và đăng ký nội quy lao động.
Trong thực tế, doanh nghiệp FDI có thể sử dụng quy chế nhân sự của tập đoàn nước ngoài, nhưng các quy định đó không đương nhiên thay thế nội quy lao động đáp ứng yêu cầu pháp luật Việt Nam. Doanh nghiệp cần rà soát sự tương thích giữa chính sách toàn cầu và quy định áp dụng tại Việt Nam, đặc biệt đối với kỷ luật lao động, bảo mật dữ liệu, bảo vệ tài sản và trách nhiệm của người lao động.
3. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì?
Theo Điều 120 Bộ luật Lao động năm 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động về cơ bản bao gồm:
Thứ nhất, văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động. Đây là văn bản thể hiện yêu cầu của người sử dụng lao động đối với cơ quan có thẩm quyền.
Thứ hai, nội quy lao động. Nội quy cần được xây dựng đầy đủ nội dung bắt buộc, phù hợp với mô hình hoạt động và không trái quy định pháp luật.
Thứ ba, văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có. Doanh nghiệp phải thực hiện việc tham khảo ý kiến theo quy định trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
Thứ tư, các văn bản có liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, nếu có. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp cần rà soát các tài liệu liên quan để bảo đảm hồ sơ đầy đủ.
Trước khi nộp tại cơ quan có thẩm quyền ở TP.HCM, doanh nghiệp nên kiểm tra tính thống nhất về tên doanh nghiệp, thông tin người đại diện, ngày ban hành, chữ ký và các nội dung có liên quan.
4. Quy trình đăng ký nội quy lao động tại TP.HCM
Bước 1: Rà soát hoạt động và nhu cầu quản trị nhân sự
Doanh nghiệp cần xác định quy mô lao động, cơ cấu tổ chức, đặc thù công việc và những vấn đề thường phát sinh trong quá trình quản lý. Đây là cơ sở để xây dựng nội quy phù hợp thay vì sử dụng nguyên mẫu chung.
Bước 2: Soạn thảo nội quy lao động
Nội quy cần có đầy đủ các nhóm nội dung bắt buộc và được diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu. Các quy định về hành vi vi phạm, hình thức xử lý kỷ luật và trách nhiệm vật chất cần đặc biệt thận trọng để tránh đưa vào những nội dung trái pháp luật.
Bước 3: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động
Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có theo quy định pháp luật.
Việc tham khảo ý kiến cần được thực hiện và lưu lại tài liệu phù hợp để phục vụ quá trình hoàn thiện nội quy và chuẩn bị hồ sơ đăng ký.
Bước 4: Ban hành và hoàn thiện hồ sơ
Sau khi hoàn tất quá trình xây dựng, doanh nghiệp ban hành nội quy và chuẩn bị hồ sơ đăng ký. Cần kiểm tra sự thống nhất giữa nội quy đã ban hành và bản nội quy gửi cơ quan có thẩm quyền.
Bước 5: Nộp hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp nộp hồ sơ theo phương thức và tại cơ quan có thẩm quyền áp dụng đối với trường hợp của mình tại TP.HCM. Tùy điều kiện triển khai, thủ tục có thể được thực hiện trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến nếu hệ thống hỗ trợ.
Bước 6: Theo dõi và xử lý yêu cầu bổ sung
Trong quá trình giải quyết, doanh nghiệp cần theo dõi tình trạng hồ sơ và kịp thời cung cấp, chỉnh sửa hoặc giải trình khi có yêu cầu hợp lệ từ cơ quan có thẩm quyền.
Bước 7: Phổ biến nội quy và tổ chức thực hiện
Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp cần thông báo nội quy lao động đến người lao động, niêm yết những nội dung chính tại nơi cần thiết và tổ chức thực hiện thống nhất. Việc đăng ký không thay thế trách nhiệm phổ biến và tuân thủ nội quy trong thực tế.
Thời hạn đăng ký và hiệu lực của nội quy lao động
Theo Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động thuộc trường hợp phải đăng ký cần nộp hồ sơ đăng ký theo quy định.
Theo Điều 121 Bộ luật Lao động năm 2019, nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký. Đối với người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động, trường hợp ban hành nội quy bằng văn bản thì thời điểm có hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định theo quy định pháp luật áp dụng.
Doanh nghiệp cần phân biệt thời hạn nộp hồ sơ với thời điểm nội quy có hiệu lực. Việc đã ký ban hành nội quy không có nghĩa nội quy lập tức có hiệu lực trong mọi trường hợp.
Thời gian hoàn thành thực tế có thể phụ thuộc vào mức độ đầy đủ của hồ sơ, việc chỉnh sửa theo yêu cầu và quy trình tiếp nhận của cơ quan có thẩm quyền. Vì vậy, doanh nghiệp nên triển khai sớm, đặc biệt khi có kế hoạch thay đổi chính sách nhân sự hoặc cần chuẩn hóa căn cứ xử lý kỷ luật.
Dịch vụ soạn thảo và đăng ký nội quy lao động tại TP.HCM của Luật Thiên Thủy
Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ tư vấn, soạn thảo và hỗ trợ đăng ký nội quy lao động tại TP.HCM, hướng đến giải pháp phù hợp với quy định pháp luật và nhu cầu quản trị thực tế.
Tùy nhu cầu và phạm vi thỏa thuận, dịch vụ có thể bao gồm:
Kết luận
Nội quy lao động là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc có trật tự, minh bạch và phù hợp với quy định pháp luật. Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, việc ban hành và đăng ký nội quy lao động cần được thực hiện đúng trình tự, thời hạn và yêu cầu pháp lý.
Nếu doanh nghiệp đang cần xây dựng nội quy mới, rà soát nội quy hiện có hoặc hoàn thiện hồ sơ đăng ký tại TP.HCM, Luật Thiên Thủy có thể hỗ trợ tư vấn theo nhu cầu và phạm vi công việc cụ thể.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
