1. Không đăng ký nội quy lao động có bị phạt không?
Có. Theo quy định pháp luật lao động, người sử dụng lao động thuộc trường hợp bắt buộc đăng ký nội quy lao động nhưng không thực hiện có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
Căn cứ khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan có thẩm quyền.
Theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không đăng ký nội quy lao động theo quy định bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân. Trường hợp người vi phạm là tổ chức, mức phạt bằng hai lần mức phạt đối với cá nhân theo Điều 6 Nghị định này, tương ứng 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Như vậy, doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký nhưng không thực hiện có thể bị phạt từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng. Ngoài khoản phạt, doanh nghiệp còn có nguy cơ gặp khó khăn khi xử lý kỷ luật lao động nếu nội quy chưa có hiệu lực pháp lý.
2. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động?
Theo Điều 118 và Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện đăng ký theo quy định.
Doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp sau:
Theo khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.
Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ và theo dõi thời hạn để tránh tình trạng đã ban hành nội quy nhưng chưa hoàn tất thủ tục đăng ký.
Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động có phải đăng ký không?
Theo khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động áp dụng đối với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên.
Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động, pháp luật không bắt buộc đăng ký nội quy lao động theo quy định này. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ các quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất và những nội dung liên quan trong hợp đồng lao động, pháp luật lao động.
3. Không đăng ký nội quy lao động gây ra những rủi ro gì?
Ngoài nguy cơ bị xử phạt hành chính, việc không đăng ký nội quy lao động còn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản trị nhân sự và việc xử lý vi phạm của người lao động.
Nội quy lao động chưa có hiệu lực pháp lý
Theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Vì vậy, đối với doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc đăng ký, việc chỉ ban hành nội quy nội bộ mà không thực hiện đăng ký có thể khiến nội quy chưa phát sinh hiệu lực theo quy định.
Doanh nghiệp không nên mặc nhiên sử dụng nội quy chưa có hiệu lực làm căn cứ xử lý kỷ luật lao động.
Khó khăn khi xử lý kỷ luật lao động
Nội quy lao động là một trong những căn cứ quan trọng để xác định hành vi vi phạm và áp dụng hình thức xử lý kỷ luật phù hợp. Nếu nội quy chưa có hiệu lực, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi chứng minh căn cứ xử lý người lao động.
Đặc biệt, đối với hình thức kỷ luật sa thải, doanh nghiệp phải bảo đảm có căn cứ pháp luật, đúng trường hợp, đúng trình tự, thủ tục và thời hiệu. Nếu quyết định sa thải trái pháp luật, doanh nghiệp có thể phải thực hiện các nghĩa vụ theo Điều 41 Bộ luật Lao động 2019, tùy tình huống cụ thể.
Gia tăng nguy cơ tranh chấp lao động
Khi quy định về thời giờ làm việc, trật tự tại nơi làm việc, bảo vệ tài sản hoặc xử lý vi phạm không được xây dựng và áp dụng đúng quy định, doanh nghiệp dễ gặp bất đồng với người lao động.
Do đó, đăng ký nội quy lao động không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu hành chính mà còn giúp doanh nghiệp thiết lập cơ sở quản lý nhân sự rõ ràng, minh bạch và hạn chế tranh chấp.
4. Các vi phạm khác liên quan đến nội quy lao động và mức phạt
Theo Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, ngoài hành vi không đăng ký nội quy lao động, người sử dụng lao động còn có thể bị xử phạt đối với các vi phạm khác.
Không có nội quy lao động bằng văn bản
Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên nhưng không có nội quy lao động bằng văn bản có thể bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân. Mức phạt đối với tổ chức là từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Không thông báo hoặc niêm yết nội quy lao động
Theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết những nội dung chính tại nơi cần thiết có thể bị phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với cá nhân. Đối với tổ chức, mức phạt tương ứng là từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng.
Không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động
Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trong trường hợp pháp luật quy định.
Nếu không thực hiện nghĩa vụ này, doanh nghiệp có thể bị phạt theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Sử dụng nội quy chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực
Doanh nghiệp sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực để quản lý và xử lý kỷ luật người lao động có thể bị xử phạt theo quy định.
Ngoài ra, hành vi xử lý kỷ luật không đúng trình tự, thủ tục hoặc thời hiệu; dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động cũng có thể dẫn đến chế tài tương ứng.
Lưu ý, các mức phạt nêu trên được xác định theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP và nguyên tắc phạt tiền đối với cá nhân, tổ chức. Trước khi áp dụng vào vụ việc cụ thể trong năm 2026, doanh nghiệp cần rà soát văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc quy định thay thế nếu có.
Dịch vụ tư vấn nội quy lao động tại Luật Thiên Thủy
Xây dựng và đăng ký nội quy lao động là công việc cần được thực hiện cẩn trọng để bảo đảm tuân thủ pháp luật và hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả.
Luật Thiên Thủy hỗ trợ doanh nghiệp tại TP.HCM trong việc rà soát, xây dựng và hoàn thiện hồ sơ nội quy lao động theo nhu cầu thực tế, bao gồm:
Kết luận
Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, không đăng ký nội quy lao động theo quy định có thể bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Ngoài ra, nội quy chưa có hiệu lực còn có thể gây khó khăn khi xử lý kỷ luật và làm gia tăng nguy cơ tranh chấp lao động.
Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra nghĩa vụ đăng ký, hoàn thiện nội quy, nộp hồ sơ đúng thời hạn và phổ biến nội quy đến người lao động. Chủ động rà soát hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và bảo đảm hoạt động quản trị nhân sự phù hợp với pháp luật.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
