Giới thiệu
Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) có thể phát sinh nhu cầu mở rộng diện tích cửa hàng, thay đổi mặt bằng hoặc chuyển đổi mô hình kinh doanh, chẳng hạn từ cửa hàng bán lẻ thông thường sang cửa hàng tiện lợi hoặc siêu thị mini.
Những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến nội dung ghi nhận trên Giấy phép lập cơ sở bán lẻ và làm phát sinh nghĩa vụ thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều áp dụng cùng một bộ hồ sơ hoặc quy trình giải quyết. Thủ tục cụ thể phụ thuộc vào vị trí, diện tích sau điều chỉnh, thứ tự của cơ sở bán lẻ và loại hình kinh doanh dự kiến.
Theo Điều 30, Điều 31 và Điều 32 Nghị định 09/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp trước khi thực hiện thay đổi để tránh kéo dài thời gian xử lý hoặc phát sinh vướng mắc khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Trong bài viết này, Luật Thiên Thủy sẽ phân tích các trường hợp doanh nghiệp FDI phải điều chỉnh Giấy phép lập cơ sở bán lẻ, thành phần hồ sơ và trình tự thực hiện theo từng nhóm.
1. Doanh nghiệp FDI tăng diện tích hoặc thay đổi loại hình cửa hàng có phải điều chỉnh giấy phép không?
Theo Điều 30 Nghị định 09/2018/NĐ-CP, Giấy phép lập cơ sở bán lẻ được điều chỉnh khi có thay đổi một trong các nội dung được quy định tại khoản 1 Điều 26 của Nghị định này.
Vì vậy, khi doanh nghiệp FDI tăng diện tích cơ sở bán lẻ hoặc thay đổi loại hình cơ sở bán lẻ thuộc trường hợp phải ghi nhận điều chỉnh trên giấy phép, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục điều chỉnh theo quy định.
Điểm quan trọng là thủ tục điều chỉnh không giống nhau trong mọi trường hợp. Điều 31 Nghị định 09/2018/NĐ-CP phân loại hồ sơ dựa trên tính chất thay đổi, còn Điều 32 quy định trình tự giải quyết tương ứng.
Cụ thể, có thể phân thành các nhóm sau:
Tùy từng nhóm, doanh nghiệp có thể áp dụng thủ tục điều chỉnh đơn giản, thủ tục theo Điều 28 hoặc thủ tục theo Điều 29 Nghị định 09/2018/NĐ-CP.
2. Các trường hợp điều chỉnh Giấy phép lập cơ sở bán lẻ và hồ sơ tương ứng
2.1. Thay đổi thông tin hoặc giảm diện tích cơ sở bán lẻ
Theo khoản 1 Điều 31 Nghị định 09/2018/NĐ-CP, đối với các trường hợp thay đổi thông tin thuộc phạm vi quy định tại khoản này hoặc giảm diện tích cơ sở bán lẻ, hồ sơ điều chỉnh cơ bản gồm:
Cần lưu ý rằng trường hợp thay đổi loại hình cơ sở bán lẻ thành cửa hàng tiện lợi hoặc siêu thị mini không được mặc nhiên áp dụng thủ tục đơn giản nêu trên. Trường hợp này thuộc nhóm hồ sơ riêng theo khoản 4 Điều 31 nếu đáp ứng điều kiện tương ứng.
2.2. Tăng diện tích cơ sở bán lẻ thứ nhất trong trung tâm thương mại
Nếu doanh nghiệp muốn tăng diện tích cơ sở bán lẻ thứ nhất nằm trong trung tâm thương mại, hồ sơ được thực hiện theo khoản 2 Điều 31 Nghị định 09/2018/NĐ-CP.
Thành phần hồ sơ gồm:
Đối với nhóm này, hồ sơ được xử lý theo trình tự tại khoản 2 Điều 32. Doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin về mặt bằng sau khi tăng diện tích và bảo đảm nội dung giải trình thống nhất với các tài liệu liên quan.
2.3. Tăng diện tích cơ sở bán lẻ ngoài cơ sở thứ nhất trong trung tâm thương mại, diện tích sau điều chỉnh dưới 500 m²
Theo khoản 2 Điều 31, trường hợp tăng diện tích cơ sở bán lẻ ngoài cơ sở thứ nhất được lập trong trung tâm thương mại, không thuộc loại hình cửa hàng tiện lợi hoặc siêu thị mini và diện tích sau khi tăng vẫn dưới 500 m², có thể áp dụng nhóm hồ sơ tại khoản này.
Ngoài đơn đề nghị điều chỉnh, doanh nghiệp cần chuẩn bị bản giải trình về địa điểm, báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh trong năm gần nhất và tài liệu chứng minh không còn nợ thuế quá hạn.
Để xác định có thuộc nhóm này hay không, doanh nghiệp cần xem xét đồng thời các điều kiện về vị trí, thứ tự cơ sở bán lẻ, loại hình cửa hàng và diện tích sau điều chỉnh. Không nên chỉ căn cứ vào diện tích mà bỏ qua các điều kiện còn lại.
2.4. Tăng diện tích cơ sở bán lẻ thứ nhất ngoài trung tâm thương mại
Trường hợp tăng diện tích cơ sở bán lẻ thứ nhất nhưng địa điểm không nằm trong trung tâm thương mại, doanh nghiệp phải chuẩn bị thêm bản giải trình về việc đáp ứng điều kiện quy định tại điểm c khoản 1 Điều 22 Nghị định 09/2018/NĐ-CP.
Như vậy, ngoài các tài liệu theo khoản 2 Điều 31, hồ sơ còn cần thể hiện cơ sở bán lẻ đáp ứng điều kiện liên quan đến địa điểm theo quy định.
Theo khoản 3 Điều 32, trình tự giải quyết trường hợp này được thực hiện theo Điều 28 Nghị định 09/2018/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần dự trù thời gian thẩm định dài hơn so với nhóm điều chỉnh đơn giản.
2.5. Tăng diện tích cơ sở bán lẻ khác hoặc chuyển đổi thành cửa hàng tiện lợi, siêu thị mini
Theo khoản 4 Điều 31 Nghị định 09/2018/NĐ-CP, nhóm này bao gồm:
Đối với nhóm này, hồ sơ gồm:
Doanh nghiệp cần lưu ý đây là nhóm thủ tục có yêu cầu thẩm định phức tạp hơn. Theo khoản 4 Điều 32, trình tự thực hiện được dẫn chiếu đến Điều 29 Nghị định 09/2018/NĐ-CP, tức quy trình có áp dụng kiểm tra nhu cầu kinh tế (ENT) theo trường hợp luật định.
Vì vậy, nếu đang vận hành một cửa hàng bán lẻ thông thường và dự kiến chuyển thành cửa hàng tiện lợi hoặc siêu thị mini, doanh nghiệp nên rà soát thủ tục trước khi triển khai mô hình mới.
3. Trình tự và thời gian điều chỉnh Giấy phép lập cơ sở bán lẻ
3.1. Trường hợp áp dụng thủ tục điều chỉnh đơn giản
Theo khoản 2 Điều 32 Nghị định 09/2018/NĐ-CP, đối với trường hợp thuộc khoản 1 và khoản 2 Điều 31, quy trình cơ bản gồm:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ và gửi trực tiếp, qua đường bưu chính hoặc qua mạng điện tử nếu đủ điều kiện áp dụng đến cơ quan cấp Giấy phép.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ – 03 ngày làm việc
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ.
Bước 3: Điều chỉnh giấy phép – 05 ngày làm việc
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép thực hiện điều chỉnh Giấy phép lập cơ sở bán lẻ. Nếu từ chối, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Như vậy, thời gian xử lý theo các mốc quy định là 08 ngày làm việc, tính từ khi tiếp nhận hồ sơ đến giai đoạn cấp phép, với điều kiện hồ sơ được xử lý đúng thời hạn và không phát sinh việc bổ sung làm kéo dài tiến độ.
3.2. Trường hợp tăng diện tích cơ sở bán lẻ thứ nhất ngoài trung tâm thương mại
Theo khoản 3 Điều 32, trường hợp này thực hiện theo trình tự tại Điều 28 Nghị định 09/2018/NĐ-CP.
Doanh nghiệp cần dự trù thời gian cho các bước kiểm tra hồ sơ, thẩm định điều kiện và lấy ý kiến theo quy trình tương ứng. Thời hạn giải quyết được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia đối với thủ tục này là 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
3.3. Trường hợp tăng diện tích khác hoặc chuyển đổi thành cửa hàng tiện lợi, siêu thị mini
Theo khoản 4 Điều 32, trường hợp thuộc khoản 4 Điều 31 thực hiện theo trình tự tại Điều 29 Nghị định 09/2018/NĐ-CP.
Đây là quy trình có bước kiểm tra nhu cầu kinh tế theo quy định. Theo thông tin thủ tục hành chính được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, thời hạn giải quyết đối với nhóm thủ tục này là 58 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Các mốc thời gian nêu trên là thời hạn giải quyết thủ tục theo thông tin được công bố, không phải cam kết chắc chắn rằng mọi hồ sơ đều được cấp phép trong đúng khoảng thời gian đó. Doanh nghiệp nên kiểm tra thủ tục đang áp dụng tại địa phương trước khi lập kế hoạch thay đổi mặt bằng hoặc mô hình kinh doanh.
3.4. Nghĩa vụ hoàn trả giấy phép cũ
Theo khoản 5 Điều 32 Nghị định 09/2018/NĐ-CP, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Giấy phép lập cơ sở bán lẻ đã điều chỉnh, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài có trách nhiệm hoàn trả Giấy phép lập cơ sở bán lẻ đã được cấp trước đó cho cơ quan cấp Giấy phép.
Doanh nghiệp nên phân công bộ phận phụ trách lưu trữ hồ sơ theo dõi nghĩa vụ này để bảo đảm thực hiện đúng thời hạn.
4. Doanh nghiệp FDI cần lưu ý gì trước khi tăng diện tích hoặc đổi loại hình cửa hàng?
4.1. Kiểm tra diện tích sau điều chỉnh
Đối với những trường hợp được phân loại dựa trên ngưỡng dưới 500 m², doanh nghiệp cần xác định diện tích sau khi mở rộng và đối chiếu với điều kiện về vị trí, loại hình và thứ tự cơ sở bán lẻ.
Không nên chỉ căn cứ vào diện tích tăng thêm mà bỏ qua tổng diện tích sau điều chỉnh.
4.2. Xác định loại hình cơ sở bán lẻ dự kiến
Việc chuyển đổi sang cửa hàng tiện lợi hoặc siêu thị mini có thể làm thay đổi nhóm thủ tục áp dụng. Doanh nghiệp cần đánh giá loại hình hoạt động dự kiến trước khi thay đổi cách bố trí cửa hàng, phương thức kinh doanh hoặc nội dung giấy phép.
4.3. Chuẩn bị hồ sơ tài chính và thuế
Tùy trường hợp, hồ sơ có thể yêu cầu báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh trong năm gần nhất, tài liệu chứng minh không còn nợ thuế quá hạn và các tài liệu khác theo Điều 27 Nghị định 09/2018/NĐ-CP.
Doanh nghiệp nên rà soát các tài liệu này trước khi nộp để hạn chế nguy cơ bị yêu cầu bổ sung.
4.4. Không mặc nhiên áp dụng thời hạn 10 ngày cho mọi trường hợp
Khoản 1 Điều 32 quy định việc gửi hồ sơ trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày có tài liệu ghi nhận nội dung điều chỉnh đối với các nội dung được dẫn chiếu tại khoản này. Không nên hiểu đây là thời hạn nộp hồ sơ áp dụng đồng loạt cho mọi trường hợp tăng diện tích hoặc thay đổi loại hình cửa hàng.
Doanh nghiệp cần xác định đúng nội dung thay đổi và đối chiếu quy định áp dụng cho trường hợp cụ thể.
Dịch vụ tư vấn điều chỉnh Giấy phép lập cơ sở bán lẻ cho doanh nghiệp FDI tại Luật Thiên Thủy
Việc điều chỉnh Giấy phép lập cơ sở bán lẻ có thể phát sinh yêu cầu hồ sơ và thời gian xử lý khác nhau tùy theo quy mô, vị trí và loại hình cửa hàng. Nếu xác định sai nhóm thủ tục ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị lại hồ sơ hoặc điều chỉnh kế hoạch mở rộng hoạt động.
DH Tax Law cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp FDI có nhu cầu điều chỉnh giấy phép bán lẻ, bao gồm:
Thông qua việc rà soát hồ sơ và xác định lộ trình phù hợp, Luật Thiên Thủy hỗ trợ doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch mở rộng cơ sở bán lẻ tại Việt Nam.
Kết luận
Doanh nghiệp FDI tăng diện tích cơ sở bán lẻ hoặc thay đổi loại hình cửa hàng có thể phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép lập cơ sở bán lẻ. Hồ sơ và thời gian giải quyết phụ thuộc vào từng trường hợp theo Điều 31 và Điều 32 Nghị định 09/2018/NĐ-CP.
Trước khi mở rộng mặt bằng hoặc chuyển đổi sang cửa hàng tiện lợi, siêu thị mini, doanh nghiệp nên xác định đúng nhóm thủ tục, rà soát thành phần hồ sơ và dự trù thời gian thẩm định. Nếu cần hỗ trợ đánh giá trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể liên hệ Luật Thiên Thủy để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện thủ tục phù hợp.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
