Giới thiệu
Thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có thể phát sinh sai sót do quá trình tiếp nhận hồ sơ, cấp giấy chứng nhận hoặc chuyển đổi dữ liệu. Khi phát hiện thông tin chưa chính xác, doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp để thực hiện thủ tục hiệu đính theo quy định, tránh nhầm lẫn với thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Từ ngày 23/7/2026, thủ tục hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp được thực hiện theo quy định tại Điều 77 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 19 Nghị định 296/2026/NĐ-CP, cùng các văn bản hướng dẫn liên quan.
Vậy trường hợp nào cần hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp? Hồ sơ gồm những gì, nộp ở đâu và thời gian giải quyết bao lâu? Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ các nội dung cần lưu ý.
1. Những trường hợp được thực hiện hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp
Căn cứ Điều 77 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 19 Nghị định 296/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện thủ tục hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:
Trường hợp 1: Thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không chính xác
Trường hợp doanh nghiệp phát hiện nội dung ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đã nộp, doanh nghiệp có thể đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh hiệu đính thông tin.
Đây là trường hợp cần phân biệt với việc doanh nghiệp chủ động thay đổi thông tin đã đăng ký. Nếu hồ sơ đăng ký ban đầu thể hiện đúng thông tin nhưng doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi nội dung đó, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp tương ứng, không phải thủ tục hiệu đính.
Ví dụ, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thể hiện chính xác tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ trụ sở chính, nhưng thông tin được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lại không khớp với hồ sơ đã nộp. Khi đó, doanh nghiệp có thể đề nghị hiệu đính để thông tin trên giấy chứng nhận phù hợp với hồ sơ đăng ký.
Trường hợp 2: Dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bị thiếu hoặc sai lệch do chuyển đổi dữ liệu
Trường hợp thông tin đăng ký doanh nghiệp được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bị thiếu hoặc chưa chính xác so với hồ sơ bản giấy của doanh nghiệp do quá trình chuyển đổi dữ liệu, doanh nghiệp cũng có thể đề nghị hiệu đính.
Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu chứng minh thông tin chính xác, trong đó có thể bao gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ pháp lý tương đương đã được cấp trước đây theo quy định.
Lưu ý: Hiệu đính thông tin nhằm sửa thông tin bị sai lệch so với hồ sơ hoặc dữ liệu có căn cứ pháp lý tương ứng. Nếu doanh nghiệp muốn cập nhật một nội dung mới theo nhu cầu hoạt động, chẳng hạn thay đổi vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật hoặc địa chỉ trụ sở chính, cần xác định thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp phù hợp.
2. Hồ sơ hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp gồm những gì?
Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào nguyên nhân sai sót và phương thức nộp hồ sơ. Doanh nghiệp nên xác định rõ thông tin cần sửa nằm trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi chuẩn bị giấy tờ.
Trường hợp thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không chính xác
Theo nội dung thủ tục được hướng dẫn, doanh nghiệp chuẩn bị Văn bản đề nghị hiệu đính thông tin theo Mẫu số 12 ban hành kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC.
Văn bản đề nghị cần thể hiện rõ thông tin đang bị sai và nội dung đề nghị hiệu đính để cơ quan đăng ký kinh doanh có cơ sở xem xét, đối chiếu với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp dữ liệu bị sai lệch do chuyển đổi
Đối với trường hợp thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bị thiếu hoặc sai lệch do chuyển đổi dữ liệu, hồ sơ theo nguồn hướng dẫn gồm:
Doanh nghiệp cần lựa chọn giấy tờ phù hợp với loại giấy chứng nhận hoặc giấy phép đã được cấp trước đây. Không phải mọi doanh nghiệp đều phải nộp toàn bộ các loại giấy tờ nêu trên.
Ngoài ra, nếu sai sót liên quan đến Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc thông tin đăng ký doanh nghiệp được lưu giữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, doanh nghiệp cần xác định loại thông tin cần hiệu đính để chuẩn bị hồ sơ tương ứng.
3. Một số lưu ý khi thực hiện hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp
Để quá trình xử lý hồ sơ thuận lợi, doanh nghiệp nên lưu ý các vấn đề sau:
Thứ nhất, xác định đúng bản chất sai sót. Nếu thông tin trên giấy chứng nhận hoặc dữ liệu bị sai lệch so với hồ sơ đã đăng ký, doanh nghiệp xem xét thủ tục hiệu đính. Nếu có nhu cầu cập nhật nội dung mới, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp tương ứng.
Thứ hai, chuẩn bị tài liệu chứng minh thông tin chính xác. Đặc biệt với trường hợp dữ liệu bị sai lệch do chuyển đổi, giấy chứng nhận hoặc giấy tờ pháp lý đã được cấp trước đây là căn cứ quan trọng để cơ quan đăng ký kinh doanh đối chiếu.
Thứ ba, sử dụng đúng biểu mẫu. Doanh nghiệp cần kiểm tra Mẫu số 12 và văn bản hướng dẫn đang áp dụng tại thời điểm nộp hồ sơ, tránh sử dụng biểu mẫu cũ hoặc kê khai không đúng yêu cầu.
Thứ tư, kiểm tra kỹ hồ sơ điện tử. Khi nộp trực tuyến, doanh nghiệp cần bảo đảm tài liệu được ký đúng quy định, chuyển đổi sang định dạng điện tử phù hợp và tải lên đầy đủ.
Thứ năm, kiểm tra kết quả sau khi hiệu đính. Sau khi nhận kết quả, doanh nghiệp nên rà soát lại thông tin trên giấy chứng nhận và dữ liệu công khai để kịp thời phát hiện nếu còn sai lệch.
Dịch vụ hỗ trợ hiệu đính và thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp tại Luật Thiên Thủy
Việc xác định sai thủ tục giữa hiệu đính thông tin và thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có thể khiến doanh nghiệp mất thêm thời gian chuẩn bị, nộp và hoàn thiện hồ sơ. Đặc biệt, với các trường hợp dữ liệu cũ bị thiếu hoặc sai lệch do chuyển đổi, doanh nghiệp cần đối chiếu tài liệu pháp lý đã được cấp để xác định căn cứ đề nghị hiệu đính.
Luật Thiên Thủy hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình rà soát và thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, bao gồm:
Doanh nghiệp có thể liên hệ Luât Thiên Thủy để được tư vấn về hồ sơ và quy trình hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp theo trường hợp cụ thể.
Kết luận
Hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp là thủ tục cần thiết khi phát hiện sai sót trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thuộc các trường hợp được pháp luật quy định. Từ ngày 23/7/2026, doanh nghiệp cần chú ý quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP và các nội dung sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 296/2026/NĐ-CP để chuẩn bị hồ sơ đúng trường hợp.
Trước khi thực hiện, doanh nghiệp nên đối chiếu hồ sơ pháp lý, xác định nguyên nhân sai sót và kiểm tra biểu mẫu đang áp dụng. Nếu cần hỗ trợ rà soát hồ sơ hoặc xác định thủ tục phù hợp, doanh nghiệp có thể liên hệ Luật Thiên Thủy để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
Email: congtythienthuy2022@gmail.com
