THỦ TỤC THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CHÍNH CÔNG TY: HỒ SƠ, THỦ TỤC THUẾ VÀ THỜI HẠN [CẬP NHẬT 2026]

Hết hợp đồng thuê văn phòng, mở rộng quy mô hay muốn chuyển về khu công nghiệp đều khiến doanh nghiệp phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty. Thủ tục này hiện thực hiện theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Điểm doanh nghiệp hay bỏ sót là phải làm thủ tục với cơ quan thuế trước khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh trong một số trường hợp. Luật Thiên Thủy hướng dẫn chi tiết.

1. Khi nào phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính?

Doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi khi chuyển trụ sở sang địa chỉ khác, dù chỉ khác số nhà trên cùng một con đường. Thời hạn đăng ký là 10 ngày kể từ ngày quyết định thay đổi theo Luật Doanh nghiệp.

Riêng trường hợp địa chỉ thay đổi chỉ do sắp xếp đơn vị hành chính (đổi tên phường, xã, tỉnh) mà doanh nghiệp không di chuyển, theo hướng dẫn của cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp thường không bắt buộc làm thủ tục ngay mà có thể cập nhật khi thay đổi đăng ký lần tiếp theo. Nên kiểm tra hướng dẫn cụ thể của tỉnh nơi đặt trụ sở.

2. Có phải làm thủ tục thuế trước không?

Theo khoản 1 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu việc chuyển địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm trước, sau đó mới nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ.

Thủ tục thuế thường gồm:

• Nộp hồ sơ thông báo chuyển địa điểm với cơ quan thuế nơi đi;
• Hoàn thành nghĩa vụ khai, nộp thuế đến thời điểm chuyển; xử lý hóa đơn còn tồn (nếu có);
• Cơ quan thuế nơi đi hoàn tất hồ sơ và chuyển thông tin sang cơ quan thuế nơi đến.

Nếu chuyển địa chỉ nhưng không đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thay đổi trực tiếp, không cần làm trước thủ tục thuế.

3. Hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Theo khoản 2 Điều 40, hồ sơ gồm:

1. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
2. Nghị quyết, quyết định về việc chuyển địa chỉ (bản chính hoặc bản sao): - Công ty TNHH một thành viên: của chủ sở hữu; - Công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh: của Hội đồng thành viên; - Công ty cổ phần: của Đại hội đồng cổ đông.

Hồ sơ nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới, chủ yếu qua mạng điện tử.

4. Thời hạn giải quyết

Theo khoản 3 Điều 40:

• Cơ quan thuế có ý kiến về việc doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục chuyển địa điểm trong 01 ngày làm việc kể từ khi nhận thông tin từ cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Việc thay đổi địa chỉ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp (khoản 4 Điều 40).

5. Việc cần làm sau khi có giấy chứng nhận mới

• Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử, con dấu (nếu con dấu có địa chỉ), biển hiệu;
• Thông báo cho ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp; sửa hợp đồng đang thực hiện;
• Doanh nghiệp FDI: kiểm tra xem có phải điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hay Giấy phép kinh doanh (nếu địa chỉ dự án, địa điểm kinh doanh thay đổi);
• Cập nhật địa chỉ trên hồ sơ BHXH, giấy phép lao động của người nước ngoài khi cần.

6. Lưu ý từ Luật Thiên Thủy

Chuyển trụ sở sang tỉnh khác là trường hợp mất nhiều thời gian nhất do phải chốt thuế ở nơi đi. Doanh nghiệp nên làm việc với cơ quan thuế ít nhất 2–3 tuần trước ngày dự kiến chuyển và chuẩn bị sẵn hợp đồng thuê trụ sở mới.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: congtythienthuy2022@gmail.com

>> Tìm hiểu chi tiết: Thành lập doanh nghiệp

>> Tìm hiểu chi tiết: Giấy phép đầu tư

>> Tìm hiểu chi tiết: An toàn thực phẩm