Giới thiệu
Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là phương án được nhiều thương nhân nước ngoài lựa chọn khi muốn tìm hiểu thị trường, xây dựng quan hệ đối tác và xúc tiến cơ hội kinh doanh trước khi triển khai hoạt động đầu tư quy mô lớn. So với việc thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, văn phòng đại diện có phạm vi hoạt động hạn chế hơn và không được trực tiếp thực hiện hoạt động sinh lợi tại Việt Nam.
Tuy nhiên, để thành lập văn phòng đại diện hợp pháp, thương nhân nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện về thời gian hoạt động, tư cách pháp lý, nội dung hoạt động và địa điểm đặt trụ sở. Đồng thời, hồ sơ phải được chuẩn bị theo đúng quy định và nộp tại cơ quan có thẩm quyền.
Vậy văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì? Hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập gồm những giấy tờ nào và thủ tục thực hiện ra sao? Trong bài viết dưới đây, Luật Thiên Thủy sẽ hướng dẫn các nội dung quan trọng mà thương nhân nước ngoài cần biết khi mở văn phòng đại diện tại Việt Nam.
1. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?
Theo Luật Thương mại 2005, thương nhân nước ngoài là thương nhân được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh theo pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi được pháp luật cho phép.
Văn phòng đại diện thường thực hiện các công việc như:
Đặc điểm pháp lý của văn phòng đại diện
Thứ nhất, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc. Văn phòng đại diện không phải là một doanh nghiệp độc lập và không có tư cách pháp nhân riêng biệt với thương nhân nước ngoài thành lập mình.
Thứ hai, không được trực tiếp kinh doanh sinh lợi. Văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh nhằm tạo ra doanh thu tại Việt Nam. Các hoạt động bán hàng, cung ứng dịch vụ hoặc thực hiện giao dịch thương mại phải được xem xét theo đúng phạm vi pháp luật cho phép và mô hình hiện diện thương mại mà thương nhân lựa chọn.
Thứ ba, hoạt động theo phạm vi được cấp phép. Văn phòng đại diện phải thực hiện đúng nội dung hoạt động ghi trong Giấy phép thành lập, tuân thủ pháp luật Việt Nam và chịu sự quản lý theo quy định.
Do đó, trước khi thành lập, thương nhân nước ngoài cần xác định rõ mục tiêu hiện diện tại Việt Nam để lựa chọn giữa văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định các điều kiện cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Điều kiện về tư cách pháp lý của thương nhân nước ngoài
Thương nhân nước ngoài phải được thành lập, đăng ký kinh doanh theo pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc được pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ đó công nhận.
Đây là căn cứ để xác định thương nhân có đủ tư cách pháp lý để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam hay không.
Điều kiện về thời gian hoạt động
Thương nhân nước ngoài phải hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.
Vì vậy, doanh nghiệp nước ngoài mới thành lập cần kiểm tra thời gian hoạt động trước khi chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép.
Điều kiện về thời hạn của giấy đăng ký kinh doanh
Trong trường hợp giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài quy định thời hạn hoạt động, thời hạn còn lại phải ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
Doanh nghiệp cần kiểm tra thời hạn của giấy tờ pháp lý trước khi thực hiện thủ tục để tránh phải điều chỉnh hồ sơ.
Điều kiện về nội dung hoạt động
Nội dung hoạt động dự kiến của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Trường hợp nội dung hoạt động không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế liên quan, việc thành lập phải được Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý chuyên ngành chấp thuận theo quy định.
Điều kiện về tên gọi và địa điểm đặt trụ sở
Tên văn phòng đại diện phải tuân thủ quy định về đặt tên, trong đó có cụm từ “Văn phòng đại diện”. Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Địa điểm đặt trụ sở cần có căn cứ sử dụng hợp pháp và đáp ứng quy định liên quan. Thương nhân nên kiểm tra công năng của tòa nhà, giấy tờ của bên cho thuê và điều kiện sử dụng địa điểm trước khi ký hợp đồng thuê.
3. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Theo Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện về cơ bản gồm các giấy tờ sau:
Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện: Đơn được lập theo mẫu áp dụng, do người đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài: Tài liệu này chứng minh tư cách pháp lý của công ty mẹ. Tùy trường hợp, giấy tờ phải đáp ứng yêu cầu về chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự.
Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện: Do thương nhân nước ngoài ban hành để xác định người được giao quản lý và điều hành văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế: Hồ sơ sử dụng tài liệu theo một trong các phương án được pháp luật cho phép và phù hợp với trường hợp của thương nhân nước ngoài.
Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện: Có thể là hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý tương ứng theo quy định.
Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở: Doanh nghiệp nên chuẩn bị tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm, chẳng hạn hợp đồng thuê hoặc thỏa thuận thuê, cùng các giấy tờ liên quan khi được yêu cầu.
Hồ sơ thường được chuẩn bị thành 01 bộ theo quy định áp dụng. Các tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp cần được xem xét về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc quy định pháp luật có liên quan.
Để hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ, thương nhân nên kiểm tra kỹ thông tin giữa đơn đề nghị, giấy tờ pháp lý của công ty mẹ, văn bản bổ nhiệm và tài liệu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
4. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục cấp phép được thực hiện theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định về biểu mẫu, tiếp nhận hồ sơ đang áp dụng tại thời điểm nộp.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Thương nhân nước ngoài xác định nội dung hoạt động, địa điểm đặt trụ sở và người đứng đầu văn phòng đại diện. Sau đó, doanh nghiệp thu thập giấy tờ pháp lý của công ty mẹ, văn bản bổ nhiệm và các tài liệu liên quan để lập hồ sơ theo quy định.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Theo cơ chế phân định thẩm quyền tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP, cơ quan tiếp nhận thường được xác định theo địa điểm đặt văn phòng đại diện:
Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến nếu thủ tục và hệ thống tiếp nhận cho phép.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp phép kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu.
Thương nhân cần theo dõi thông báo để kịp thời hoàn thiện tài liệu, tránh kéo dài thời gian xử lý.
Bước 4: Nhận kết quả cấp phép
Theo trình tự tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trừ trường hợp cần lấy ý kiến cơ quan quản lý chuyên ngành theo quy định, thời hạn giải quyết là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Nếu từ chối cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Trường hợp cần ý kiến của bộ quản lý chuyên ngành, thời gian xử lý được thực hiện theo quy trình riêng của pháp luật áp dụng.
Doanh nghiệp nên kiểm tra quy trình tiếp nhận và thời hạn thực tế trên cổng dịch vụ công tại thời điểm nộp hồ sơ, bởi phương thức tiếp nhận và yêu cầu thủ tục hành chính có thể được cập nhật.
5. Thời hạn Giấy phép và nghĩa vụ sau khi thành lập văn phòng đại diện
Theo Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Giấy phép thành lập văn phòng đại diện có thời hạn tối đa 05 năm, nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định thời hạn.
Sau khi được cấp phép, thương nhân nước ngoài và văn phòng đại diện cần lưu ý các nghĩa vụ sau:
Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh sinh lợi, vì vậy doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động và quản lý chi phí phù hợp với chức năng đại diện, xúc tiến thương mại. Nếu có nhu cầu bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ trực tiếp tại Việt Nam, thương nhân nên đánh giá mô hình pháp lý khác phù hợp hơn.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Luật Thiên Thủy
Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam đòi hỏi thương nhân nước ngoài đáp ứng điều kiện pháp lý, chuẩn bị hồ sơ đúng mẫu và lựa chọn địa điểm phù hợp. Việc thiếu giấy tờ, sai thông tin hoặc xác định chưa đúng phạm vi hoạt động có thể khiến hồ sơ phải bổ sung, ảnh hưởng đến kế hoạch hiện diện tại thị trường Việt Nam.
Luật Thiên Thủy hỗ trợ thương nhân nước ngoài trong quá trình thành lập và hoàn thiện hồ sơ pháp lý cho văn phòng đại diện, bao gồm:
Với sự hỗ trợ của Luật Thiên Thủy, thương nhân nước ngoài có thể chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ và lựa chọn phương án hiện diện phù hợp với mục tiêu kinh doanh tại Việt Nam.
Kết luận
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là hình thức hiện diện thương mại phù hợp khi doanh nghiệp muốn tìm hiểu thị trường, duy trì liên lạc và xúc tiến cơ hội hợp tác tại Việt Nam mà chưa trực tiếp triển khai hoạt động kinh doanh sinh lợi.
Để thành lập văn phòng đại diện hợp pháp, thương nhân cần đáp ứng điều kiện về tư cách pháp lý, thời gian hoạt động, nội dung hoạt động và địa điểm đặt trụ sở; đồng thời chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng trình tự cấp phép.
Nếu cần hỗ trợ về điều kiện, hồ sơ hoặc thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài có thể liên hệ Luật Thiên Thủy để được tư vấn theo trường hợp thực tế.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
Email: congtythienthuy2022@gmail.com
